Ihre neuen TopREAL DSGVO-Features

Ab 25. Mai 2018 ist es soweit: Ab diesem Zeitpunkt sind die neuen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) in der Fassung des Datenschutz-Anpassungsgesetzes 2018 anzuwenden. Aber was bedeutet das für Sie?

Um welche Daten geht es? Welche Rechte haben Betroffene? Welche Pflichten haben Sie?

Hier finden Sie grundlegende Informationen über die DSGVO.

Wie unterstützt TopREAL Sie?

TopREAL wird Sie mit einem automatisierten DSGVO-Datenauszug unterstützen, der Ihnen per Knopfdruck auflistet, welche Daten z.B. von einem Interessenten in Ihrer TopREAL Datenbank gespeichert sind – d.h. auch in der TopREAL Dokumenten-Verwaltung, wo sich z.B. Ihre verschickten Angebote befinden! Diesen Datenauszug können Sie dann dem Betroffenen aushändigen oder per E-Mail senden.

Zusätzlich werden Sie in TopREAL die Möglichkeit haben, eben jene personenbezogenen Daten auf Verlangen aus Ihrer Datenbank physikalisch zu löschen. Selbstverständlich mit einem entsprechenden Mitarbeiter-Rechtesystem abgesichert.

Die Herkunft der Daten können Sie ja bereits seit langem in TopREAL auf der Adress-Maske vermerken. Entsprechende Vorauswahllisten können individuell erstellt und erweitert werden. Auch wird die Daten-Herkunft auf dem TopREAL DSGVO-Datenauszug aufgelistet sein.

Stichwort Speicherdauer

TopREAL wird Ihnen in diesem Zusammenhang die Möglichkeit bieten, bei jedem Adress-Datensatz die Speicherdauer festzulegen, beim oben genannten DSGVO-Datenauszug anzuführen und als Filtermöglichkeit in der Adress-Liste zur Datenbankbereinigung zu verwenden. Zusätzlich kann das Start-Datum für diese Frist entweder einmalig gesetzt werden oder mit jeder Aktivität automatisch verlängert werden.

Das TopREAL Web-Team unterstützt Sie gerne

Gerne unterstützen wir Sie dabei, die notwendigen Informationen auf Ihrer Website zu implementieren. Darüber hinaus wird TopREAL – auf Wunsch – bei all jenen Anfrage-Formularen, die auf Websites über das TopREAL Standard IOL2 laufen, sowie bei Ihrer TopREAL LiveOffer VRUG-Seite kostenlos eine entsprechende Möglichkeit zur Information sowie zur aktiven Einwilligung durch den User integrieren. Ähnlich wie bei VRUG und FAGG wird TopREAL in diesem Zusammenhang wieder Standard-Texte zur Verfügung stellen, die gerne individuell geändert werden können. Auch könnte hier z.B. die Einwilligung zum Newsletter-Abo gleich zusätzlich integriert werden – Stichwort Zweckbindung der Daten. Sie haben eine individuell programmierte Objektdarstellung auf der Website, die Sie über TopREAL bedienen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne über die technischen Möglichkeiten.

Wie vergrößern Sie die Datensicherheit?

Mit der DSGVO soll die Datensicherheit bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Zukunft noch effektiver gewährleistet werden. Dabei ist unter anderem auch die Passwortsicherung behandelt. Wie Sie sicher wissen, können Sie in TopREAL Ihren Account mit einem Passwort schützen. Ihr TopREAL Administrator kann für Ihr Büro eine Passwort-Mindestlänge festschreiben. Nützen Sie den Passwortschutz, wenn Sie es noch nicht tun!

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Infos zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Fit für die DSGVO!
Überblick über die TopREAL-DSGVO-Features und neues TopREAL Release
So geht's: DSGVO löschen und Datenauszug
So geht's: Die DSGVO auf Besichtigungsscheinen integrieren

Abschließend möchten wir höflich darauf hinweisen, dass wir unser Angebot betreffend TopREAL nach besten Wissen und Gewissen entsprechend den zur Verfügung stehenden Informationen zur neuen DSGVO durch die WKO sowie ÖVI entwickeln, allerdings keinerlei Garantie oder Haftung übernehmen können. Auch beraten wir Sie gerne hinsichtlich technischer Umsetzungsmöglichkeiten – eine verbindliche rechtliche Auskunft oder Beratung können wir jedoch nicht erteilen. Hier bitten wir Sie, sich an Ihren juristischen Berater zu wenden.

 

So geht's: Automatisch Wunsch generieren aus Anfragen

Sie arbeiten Ihre Anfragen immer noch einzeln manuell ab? Nutzen Sie doch den automatischen Anfrage-Import in Ihr TopREAL und sparen Sie wertvolle Zeit!

+ Anfragen per Mausklick ins TopREAL übernehmen: So geht’s
+ übernommene Anfragen erscheinen in der übersichtlichen Anfrage-Interessentenliste
+ können dort direkt beantwortet werden
+ Angebot als PDF ohne Word oder als personalisiertes Angebot
+ inklusive Aktivitätenspeicherung und Eintrag in der Aufgabenliste (wenn gewünscht)


+ So geht’s: aus der Anfrage automatisch einen Interessenten-Wunsch generieren

Öffnen Sie den Interessenten (aus der Anfrage-Interessentenliste mit dem Auge-Symbol rechts oben). Wechseln Sie auf den Reiter Zuordnungen, markieren Sie das Objekt (unten in der Tabelle), aus dem Sie einen Wunsch erzeugen möchten. Nun wählen Sie in der Maske unter Aktionen für Objekt die letzte Schaltfläche Wunsch generieren. Nun können Sie noch die Kriterien festlegen, nach denen der Wunsch erzeugt werden soll. Wenn Ihnen die Einstellungen passen, reicht ein Druck auf die Enter-Taste!

Bei allen Fragen rund um TopREAL ist das TopREAL Service-Team gerne für Sie da: +43 316 464064

NEU: Das TopREAL UPDATE 8.1 steht für Sie bereit!

Ein ganz wichtiger Punkt der neuen TopREAL Version 8.1 sind die Einstellungen für TopREAL mobile, die smarte Web-App für ImmobilienmaklerInnen – jetzt gratis zu jedem TopREAL!

Was bietet das neueste TopREAL Update sonst noch?
+ Voreinstellungen für Word-Vorlagen im Schriftverkehr
+ Leere Seiten in Word-Anboten automatisch entfernen
+ Automatische Übersetzungen von Word-Anboten
+ Versand von Terminbestätigungen nach Termin-Eintragungen

Alle Neuigkeiten im Detail finden Sie hier.

Wir wünschen viel Freude mit Ihrem neuen TopREAL 8.1!
Ihr TopREAL Team

Holen Sie das Beste aus Ihrem TopREAL Dashboard

Das Dashboard ist ein Info- und Übersichtsbereich – direkt in Ihrem TopREAL am rechten Rand:
So haben Sie nützliche Zusatzfunktionen immer im Blick!

Sie sehen nach dem Start von TopREAL kein Dashboard? Drücken Sie bitte Strg und F9, dann wird Ihr Dashboard eingeblendet. Sollten Sie immer noch kein Dashboard sehen, melden Sie sich bitte beim TopREAL Service Team unter +43 316 464064 – Ihr TopREAL braucht vermutlich ein Update.

Was zeigt Ihnen Ihr TopREAL Dashboard?

+ praktischer Anfrage-Import – so geht’s
+ übersichtliche Anfrage-Statistik
+ QuickSearch für Objekte und Adressen – durchsucht auch die Ansprechpartner!
+ QuickOffer für das schnellste Angebot
+ Anzeigen-Monitorinig für Ihre Immo-Plattformen – inklusive Objektlimits
+ Ihre aktuellen Termine
+ Ihre Aufgabenliste

Zuviel! Ich brauche nur die Plattform-Anfragen, Termine und Aufgaben…

Vor allem, wenn Ihr Bildschirm eine geringe Auflösung hat, oder Sie auf vielen Plattformen inserieren, kann es Sinn machen, nicht benötigte Dashboard-Bereiche auszublenden. Mit dem Dreieck rechts oben in jeder blauen Überschriften-Zeile können Sie alle Blöcke, die Sie nicht verwenden möchten, nach Belieben ein- und ausblenden.

Gerne sind wir bei Fragen für Sie da: +43 316 464064

So geht's: Automatischer Import von Plattform-Anfragen

Im TopREAL Dashboard sehen Sie auf einen Blick die Anfragen der einzelnen Plattformen, auf denen Sie inserieren. Per Klick können Sie diese als Interessenten in Ihre TopREAL Datenbank übernehmen. Der direkte Anfrageimport ist momentan für folgende Plattformen verfügbar:
+ IOL Standard – das Immobilienangebot auf Ihrer Homepage + bazar.at + derstandard.at + findmyhome.at + immoads.at + immobilien.net + ImmobilienScout24.at + immodirekt.at + immowelt.at + kurier.at + willhaben.at + wohnnet.at +

Und so geht’s:

+ Wählen Sie aus, welche Anfragen Sie übernehmen möchten:
-> Sie können entweder nur Ihre eigenen Anfragen übernehmen, Anfragen zu Objekten der eigenen Mitarbeiter-Gruppe oder Anfragen von allen Mitarbeitern Ihres Büros. (In Extras/Mitarbeiter können Sie unter Zugriffsrechte auf TopREAL festlegen, welche Anfragen der ausgewählte Mitarbeiter sieht und übernehmen darf)
-> Und Sie können entscheiden, ob Sie nur die Anfragen einer Plattform übernehmen möchten (dann klicken Sie auf Anzeigen neben der Plattform) oder von allen Plattformen (dann klicken Sie Alle Anfragen anzeigen).

+ Nun kommen Sie zur Übernahme neuer Anfragen, wo überprüft wird, ob der bzw. die Kontakte bereits in Ihrer Datenbank vorhanden sind. Hier können Sie festlegen, ob Sie die Anfrage dem bestehenden Interessenten zuweisen möchten, den Interessenten dennoch als neuen Interessenten anlegen möchten, oder ob Sie diese Anfrage löschen möchten. Danach markieren Sie die Anfragen, die Sie übernehmen möchten (oder wählen links oben Alle markieren aus) und klicken auf Markierte Anfragen übernehmen.

+ Danach öffnet sich automatisch die Anfrage-Interessentenliste, die Ihnen einen guten Überblick über die eben importierten Anfragen liefert. Von hier aus können Sie nun Angebote (mit und ohne Word) sowie allgemeine (Serien-)E-Mails wie z.B. Adressnachfragen verschicken. Sie können aber auch - über das Auge – den Interessenten in der Interessenten-Maske öffnen. Oder manuell ein weiteres Objekt zuordnen. Oder Interessenten in eine Liste übernehmen. Oder… die Möglichkeiten sind – fast – unendlich!

Bei allen Fragen rund um TopREAL ist das TopREAL Service-Team gerne für Sie da:
+43 316 464064

TopREAL mobile

So geht's: Peppen Sie Ihre Objekte mit Videos und 360°-Ansichten auf!

Sie haben ein Video zu einer exklusiven Wohnung, und möchten es Ihren Interessenten zeigen? Oder einen virtuellen Rundgang durch das ganze Haus, den Sie auf Ihrer Website und den Immo-Plattformen verlinken möchten?

So geht's:
Suchen und kopieren Sie sich die öffentliche Adresse des Videos oder virtuellen Rundgangs, das Sie verlinken möchten, zum Beispiel https://www.youtube.com/watch?v=RNqDfqmsiKU. Nun gehen Sie in TopREAL beim Objekt (rechts oben neben dem Haus) auf die Dateiverknüpfungen und dort auf das blaue Plus. Fügen Sie den kopierten Link ein und schreiben Sie eine Bezeichnung, zum Beispiel Video-Präsentation. Mit Ok bestätigen, die Verknüpfung auswählen und – wichtig – URL senden anklicken, damit die Dateiverknüpfung auch übertragen wird. Das Objekt speichern und fertig!

Nach der nächsten Übertragung wird die Video-Präsentation zum Objekt auf einigen Plattformen, zum Beispiel Wohnnet.at, Willhaben.at und Immodirekt.at, sowie mit TopREAL IOL2 Standard auch auf Ihrer Website dargestellt.

Sie haben Fragen zu TopREAL?
Wir freuen uns über Ihren Anruf: +43 316 464 064

So geht's: Mit den richtigen Standard-Einstellungen noch schneller am Ziel

Sie erstellen ein Angebot – und TopREAL schlägt automatisch vor, dass Sie es per E-Mail verschicken möchten, dass eine Aktivität gespeichert werden soll, Sie in einer Woche zur Nachfrage erinnert werden und die Aktionen gemäß VRUG richtig gesetzt werden. Schlaues Ding!

Doch was ist, wenn Sie Ihre Angebote mal per Brief versenden? Wenn Sie die Aktivität für einen anderen Mitarbeiter speichern möchten? Oder wenn Sie in der TopREAL Aufgabenliste keine Einträge wünschen, weil Sie sie ohnehin nicht verwenden? Auch dann ist TopREAL für Sie da:

So geht’s: Wenn Sie einmalig eine Einstellung ändern möchten, dann geht das mit einem Klick – Sie wählen bei der Aktivität Brieflich statt E-Mail und fertig.

Und auch wenn Sie eine Einstellung immer anders haben möchten, steht TopREAL hinter Ihnen. Hier finden Sie die entsprechenden Vor-Einstellungen:

  • Art der Aktivität (Anbot personalisiert über Word): Extras / Optionen / Benutzer, Karteikarte Anbieten
  • Art der Aktivität (Anbot PDF ohne Word): Extras / Optionen / Allgemein, Karteikarte Adresse/Objekt, Adressen, Akt. für E-Mail (zB Anbot E-Mail auswählen)
  • Nachfrage nach Angebot: Extras / Optionen / Benutzer, Karteikarte Zeiträume, Verschiedene Fristen, Aktivitätsnachfrage (wenn Sie keine Erinnerungen in der Aufgabenliste vermerken möchten, hier die Zahl entfernen)
  • VRUG-Einstellungen: Extras / Optionen / Allgemein, Karteikarte VRUG/Anfragen bzw. Karteikarte LiveOffer

Bei Fragen gilt wie immer: Melden Sie sich bei uns!
Das TopREAL Service Team ist gerne für Sie da: +43 316 464064
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Das korrekte Website-Impressum

In Österreich befassen sich gleich mehrere Gesetze mit der sogenannten „Impressumspflicht“ für Websites. Daher haben wir hier für Sie die wesentlichen Impressumspflichten für im Firmenbuch eingetragene Unternehmen zusammengefasst.

Impressumspflichten nach dem E-Commerce-Gesetz:
+ volle geografische Anschrift der tatsächlichen Niederlassung
+ Kontaktdaten: E-Mail, Telefon, Fax
+ Aufsichtsbehörde
+ Hinweis auf anwendbare gewerbe- oder berufsrechtliche Vorschriften
+ Zugang zu anwendbaren gewerbe- oder berufsrechtlichen Vorschriften (Link auf Web-Adresse)
+ UID-Nummer

Impressumspflicht nach dem Unternehmensgesetzbuch:
+ Name bzw. Firma laut Firmenbuch
+ Rechtsform
+ Sitz laut Firmenbuch
+ Firmenbuchnummer
+ Firmenbuchgericht

Offenlegungspflicht nach dem Mediengesetz:
+ Name/Firma des Medieninhabers (meist Inhaber/Betreiber der Website)
+ Unternehmensgegenstand des Medieninhabers
+ Wohnort/Sitz des Medieninhabers
Auf großen Websites sind zusätzliche Angaben vorgeschrieben. Eine große Website liegt vor, wenn der Informationsgehalt über die Präsentation des Unternehmens hinausgeht oder geeignet ist, die Meinungsbildung zu beeinflussen.

Tipp: Die WKO bietet ein Impressumsservice für alle Mitglieder an. Weiterführende Informationen finden Sie auf dieser Seite der WKO: Das korrekte Impressum

Rechtlicher Hinweis: Wir haben diese Informationen nach bestem Wissen und Gewissen zusammengetragen, übernehmen aber keine Haftung für Richtig- und Vollständigkeit.

 

Sie sind kein Immobilienmakler?
Wir machen dennoch für Sie die beste Website!

So geht's: Exportieren Sie mit Ihren Objekten auch PDFs und URLs

Sie haben für die Vermarktung Ihres Objekts einen PDF-Folder vom Grafiker? Ein professionelles Youtube-Video? Oder gar eine eigene Website gestalten lassen? Mit TopREAL können Sie diese Medien ganz einfach online zugänglich machen!

Mit TopREAL können Sie PDFs und Links/URLs (zum Beispiel für Videos oder Websites) direkt bei Ihren Objekten abspeichern und so auf die eigene Website - zum Beispiel mit TopREAL IOL2 Standard - übertragen. Auch einige Immo-Plattformen unterstützen diese Funktionalität bereits, zum Beispiel willhaben.at, wohnnet.at und immodirekt.at.

So geht's: Suchen und kopieren Sie die öffentliche Adresse des Videos, das Sie verlinken möchten, zum Beispiel "http://youtu.be/RNqDfqmsiKU". Nun gehen Sie in TopREAL beim Objekt auf die Dateiverknüpfungen und dort auf das blaue Plus. Fügen Sie den kopierten Link ein und schreiben Sie eine Bezeichnung, zum Beispiel Video-Präsentation. Mit Ok bestätigen, die Verknüpfung auswählen und – wichtig – URL senden anklicken, damit die Dateiverknüpfung auch übertragen wird. Danach noch das Objekt speichern, fertig!

Sie haben Fragen oder benötigen Unterstützung?
Das TopREAL Serviceteam hilft Ihnen gerne weiter: +43 316 464064

ImmoSale24.at

Neue Plattform: Immotom.com ist neuer TopREAL-Partner

Das neue, mehrsprachige Immobilien-Portal www.immotom.com wurde von Gerald Mayr und DI Thomas Steindl gegründet, um professionelles Service für Immobilienmakler sehr kostengünstig bzw. kostenfrei zur Verfügung zu stellen.

Wie aus Unzufriedenheit neue Projekte wachsen

Als ein befreundeter Immobilienmakler aus Wien Herrn Mayr - dem Chef der Plattform Immotom - vom Interesse ausländischer Immobilienkäufer in Österreich erzählte, und von deren sprachlichen Barrieren in Bezug auf Inserate und Anzeigen, war die Idee für ein mehrsprachiges Internetportal geboren: www.immotom.com

So entstand die Projekt-Idee für Immotom.com mit 3 Basis-Säulen:
+ Professionelle, einfache Suche mittels Google-Maps
+ Mehrsprachiges Immobilienportal, welches laufend um neue Sprachen erweitert wird
+ Einfache Berechnungsmöglichkeit für den Wert der eigenen Immobilie (für Verkäufer)

Das Team immotom arbeitet intensiv daran, diese Vision Wirklichkeit werden zu lassen. Wir laden Sie ein, auch Ihre Immobilien auf www.immotom.com zu präsentieren und freuen uns auf die Zusammenarbeit mit dieser neuen Plattform.

Bei Interesse an einer Insertion auf der Plattform www.immotom.com melden Sie sich bitte beim TopREAL Service Team:
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! | +43 316 464064

Automatischer Anfrage-Import für Immowelt

Ab sofort für Sie verfügbar: Der automatische Import Ihrer Objektanfragen von Immowelt.at

In TopREAL werden Ihnen direkt im Dashboard die Anfragen der Plattformen angezeigt. Sie können diese per Klick als Interessenten in Ihre TopREAL Datenbank übernehmen. Der direkte Anfrageimport wird aktuell von folgenden Plattformen unterstützt:

+ IOL Standard – das Immobilienangebot auf Ihrer Homepage + bazar.at + derstandard.at + findmyhome.at + immoads.at + immobilien.net + ImmobilienScout24.at + immodirekt.at + kurier.at + willhaben.at + wohnnet.at + NEU: immowelt.at

Dazu kann es erforderlich sein, dass Sie im Immowelt-Login-Bereich "Meine Immowelt" den "Export von OpenImmo Feedback XML-Anlagen bei Objektanfragen" aktivieren (so diese Einstellung nicht bereits aktiviert ist).

Das TopREAL Service-Team ist gerne für Sie da: +43 316 464064

 

Noch schneller vernetzt!

Jetzt lassen sich Ihre Website-Objekte im Nu per Facebook und E-Mail weiterverbreiten: das neue TopREAL IOL2-Update macht’s möglich! So können Sie interessante Objekte - inklusive Bilder - per Klick auf Facebook posten oder per Mail weiterleiten.

Website-Objekte auf Facebook teilen und mailen

So geht’s: Einfach auf der Detailseite des Objekts direkt auf Ihrer Website auf das Mail-Symbol klicken und an die gewünschte Adresse absenden oder mit dem Facebook-Button „teilen“. Dabei können Sie – wie auch Ihre Interessenten – wählen, ob Sie das Objekt auf der eigenen Facebook-Chronik, jener eines Facebook-Freundes, in einer Gruppe oder in einer privaten Nachricht posten möchten. Selbstverständlich auch mit eigenem Kommentar. Technische Voraussetzung ist der automatische Objekt-Export Ihrer TopREAL Objekte auf Ihre Website per IOL2 Standard.

Punkten auch Sie mit diesen neuen TopREAL IOL2-Funktionen!
Das TopREAL Serviceteam berät Sie gerne: +43 316 464064

Sie verwenden noch kein TopREAL IOL2 für die automatische Objektdarstellung auf Ihrer Website? Profitieren auch Sie von Google Optimierung, Echtzeit-Export und den neuen Facebook-/Mail-Features! Holen Sie sich alle Informationen rund um TopREAL IOL2 von unserem Service-Team: +43 316 464064

Unser Service für Ihre neuen MitarbeiterInnen:

Die Einschulung neuer MitarbeiterInnen erfordert in jedem Büro einen beachtlichen Zeit- und damit auch Kosten-Aufwand. Um Sie bei der Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen noch besser zu unterstützen, bieten wir ab sofort ein Service-Paket an:

+ Schriftlicher Leitfaden für die erste Schritte mit TopREAL – gratis*
+ Kostengünstige online Schulung ab 30 Minuten
+ Freundlicher und kompetenter Support bei allen Fragen rund um TopREAL – gratis*

Ganz persönlich erreichen Sie uns unter: +43 316 464064 oder Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

*Für alle TopREAL Kunden mit aufrechtem TopREAL Servicevertrag.

Sind Sie fit für VRUG und FAGG?

Zahlreiche Kunden-Gespräche haben uns gezeigt:
VRUG und FAGG werden sehr unterschiedlich gehandhabt. Wir haben deshalb eine flexible Software-Lösung für alle entwickelt:

Mit Provisionssicherung durch automatische Rechtsbelehrung, übersichtliche Fristenüberwachung, userfreundliche Online-Beauftragung des Maklers/der Maklerin, lückenlose Dokumentation u.v.m. Kernstück ist dabei unser völlig neues automatisiertes TopREAL LiveOffer Mailing-System.

Holen auch Sie sich mehr Sicherheit im Job-Alltag mit VRUG und FAGG!

+43 316 464064 | Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! | Jetzt GRATIS Testen

 

Das TopREAL Service Team - wir sind gerne für Sie da!

 
Mario Kern | TopREAL

Mario Kern

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Christine Antensteiner | TopREAL

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Dr. Claudia Friedrich

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