Ihre neuen TopREAL DSGVO-Features

Ab 25. Mai 2018 ist es soweit: Ab diesem Zeitpunkt sind die neuen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) in der Fassung des Datenschutz-Anpassungsgesetzes 2018 anzuwenden. Aber was bedeutet das für Sie?

Um welche Daten geht es? Welche Rechte haben Betroffene? Welche Pflichten haben Sie?

Hier finden Sie grundlegende Informationen über die DSGVO.

Wie unterstützt TopREAL Sie?

TopREAL wird Sie mit einem automatisierten DSGVO-Datenauszug unterstützen, der Ihnen per Knopfdruck auflistet, welche Daten z.B. von einem Interessenten in Ihrer TopREAL Datenbank gespeichert sind – d.h. auch in der TopREAL Dokumenten-Verwaltung, wo sich z.B. Ihre verschickten Angebote befinden! Diesen Datenauszug können Sie dann dem Betroffenen aushändigen oder per E-Mail senden.

Zusätzlich werden Sie in TopREAL die Möglichkeit haben, eben jene personenbezogenen Daten auf Verlangen aus Ihrer Datenbank physikalisch zu löschen. Selbstverständlich mit einem entsprechenden Mitarbeiter-Rechtesystem abgesichert.

Die Herkunft der Daten können Sie ja bereits seit langem in TopREAL auf der Adress-Maske vermerken. Entsprechende Vorauswahllisten können individuell erstellt und erweitert werden. Auch wird die Daten-Herkunft auf dem TopREAL DSGVO-Datenauszug aufgelistet sein.

Stichwort Speicherdauer

TopREAL wird Ihnen in diesem Zusammenhang die Möglichkeit bieten, bei jedem Adress-Datensatz die Speicherdauer festzulegen, beim oben genannten DSGVO-Datenauszug anzuführen und als Filtermöglichkeit in der Adress-Liste zur Datenbankbereinigung zu verwenden. Zusätzlich kann das Start-Datum für diese Frist entweder einmalig gesetzt werden oder mit jeder Aktivität automatisch verlängert werden.

Das TopREAL Web-Team unterstützt Sie gerne

Gerne unterstützen wir Sie dabei, die notwendigen Informationen auf Ihrer Website zu implementieren. Darüber hinaus wird TopREAL – auf Wunsch – bei all jenen Anfrage-Formularen, die auf Websites über das TopREAL Standard IOL2 laufen, sowie bei Ihrer TopREAL LiveOffer VRUG-Seite kostenlos eine entsprechende Möglichkeit zur Information sowie zur aktiven Einwilligung durch den User integrieren. Ähnlich wie bei VRUG und FAGG wird TopREAL in diesem Zusammenhang wieder Standard-Texte zur Verfügung stellen, die gerne individuell geändert werden können. Auch könnte hier z.B. die Einwilligung zum Newsletter-Abo gleich zusätzlich integriert werden – Stichwort Zweckbindung der Daten. Sie haben eine individuell programmierte Objektdarstellung auf der Website, die Sie über TopREAL bedienen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne über die technischen Möglichkeiten.

Wie vergrößern Sie die Datensicherheit?

Mit der DSGVO soll die Datensicherheit bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Zukunft noch effektiver gewährleistet werden. Dabei ist unter anderem auch die Passwortsicherung behandelt. Wie Sie sicher wissen, können Sie in TopREAL Ihren Account mit einem Passwort schützen. Ihr TopREAL Administrator kann für Ihr Büro eine Passwort-Mindestlänge festschreiben. Nützen Sie den Passwortschutz, wenn Sie es noch nicht tun!

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Weitere Artikel zum Thema DSGVO:

Infos zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Fit für die DSGVO!
Überblick über die TopREAL-DSGVO-Features und neues TopREAL Release
So geht's: DSGVO löschen und Datenauszug
So geht's: Die DSGVO auf Besichtigungsscheinen integrieren

Abschließend möchten wir höflich darauf hinweisen, dass wir unser Angebot betreffend TopREAL nach besten Wissen und Gewissen entsprechend den zur Verfügung stehenden Informationen zur neuen DSGVO durch die WKO sowie ÖVI entwickeln, allerdings keinerlei Garantie oder Haftung übernehmen können. Auch beraten wir Sie gerne hinsichtlich technischer Umsetzungsmöglichkeiten – eine verbindliche rechtliche Auskunft oder Beratung können wir jedoch nicht erteilen. Hier bitten wir Sie, sich an Ihren juristischen Berater zu wenden.

 

So geht's: Automatisch Wunsch generieren aus Anfragen

Sie arbeiten Ihre Anfragen immer noch einzeln manuell ab? Nutzen Sie doch den automatischen Anfrage-Import in Ihr TopREAL und sparen Sie wertvolle Zeit!

+ Anfragen per Mausklick ins TopREAL übernehmen: So geht’s
+ übernommene Anfragen erscheinen in der übersichtlichen Anfrage-Interessentenliste
+ können dort direkt beantwortet werden
+ Angebot als PDF ohne Word oder als personalisiertes Angebot
+ inklusive Aktivitätenspeicherung und Eintrag in der Aufgabenliste (wenn gewünscht)


+ So geht’s: aus der Anfrage automatisch einen Interessenten-Wunsch generieren

Öffnen Sie den Interessenten (aus der Anfrage-Interessentenliste mit dem Auge-Symbol rechts oben). Wechseln Sie auf den Reiter Zuordnungen, markieren Sie das Objekt (unten in der Tabelle), aus dem Sie einen Wunsch erzeugen möchten. Nun wählen Sie in der Maske unter Aktionen für Objekt die letzte Schaltfläche Wunsch generieren. Nun können Sie noch die Kriterien festlegen, nach denen der Wunsch erzeugt werden soll. Wenn Ihnen die Einstellungen passen, reicht ein Druck auf die Enter-Taste!

Bei allen Fragen rund um TopREAL ist das TopREAL Service-Team gerne für Sie da: +43 316 464064

NEU: Das TopREAL UPDATE 8.1 steht für Sie bereit!

Ein ganz wichtiger Punkt der neuen TopREAL Version 8.1 sind die Einstellungen für TopREAL mobile, die smarte Web-App für ImmobilienmaklerInnen – jetzt gratis zu jedem TopREAL!

Was bietet das neueste TopREAL Update sonst noch?
+ Voreinstellungen für Word-Vorlagen im Schriftverkehr
+ Leere Seiten in Word-Anboten automatisch entfernen
+ Automatische Übersetzungen von Word-Anboten
+ Versand von Terminbestätigungen nach Termin-Eintragungen

Alle Neuigkeiten im Detail finden Sie hier.

Wir wünschen viel Freude mit Ihrem neuen TopREAL 8.1!
Ihr TopREAL Team

Holen Sie das Beste aus Ihrem TopREAL Dashboard

Das Dashboard ist ein Info- und Übersichtsbereich – direkt in Ihrem TopREAL am rechten Rand:
So haben Sie nützliche Zusatzfunktionen immer im Blick!

Sie sehen nach dem Start von TopREAL kein Dashboard? Drücken Sie bitte Strg und F9, dann wird Ihr Dashboard eingeblendet. Sollten Sie immer noch kein Dashboard sehen, melden Sie sich bitte beim TopREAL Service Team unter +43 316 464064 – Ihr TopREAL braucht vermutlich ein Update.

Was zeigt Ihnen Ihr TopREAL Dashboard?

+ praktischer Anfrage-Import – so geht’s
+ übersichtliche Anfrage-Statistik
+ QuickSearch für Objekte und Adressen – durchsucht auch die Ansprechpartner!
+ QuickOffer für das schnellste Angebot
+ Anzeigen-Monitorinig für Ihre Immo-Plattformen – inklusive Objektlimits
+ Ihre aktuellen Termine
+ Ihre Aufgabenliste

Zuviel! Ich brauche nur die Plattform-Anfragen, Termine und Aufgaben…

Vor allem, wenn Ihr Bildschirm eine geringe Auflösung hat, oder Sie auf vielen Plattformen inserieren, kann es Sinn machen, nicht benötigte Dashboard-Bereiche auszublenden. Mit dem Dreieck rechts oben in jeder blauen Überschriften-Zeile können Sie alle Blöcke, die Sie nicht verwenden möchten, nach Belieben ein- und ausblenden.

Gerne sind wir bei Fragen für Sie da: +43 316 464064

So geht's: Automatischer Import von Plattform-Anfragen

Im TopREAL Dashboard sehen Sie auf einen Blick die Anfragen der einzelnen Plattformen, auf denen Sie inserieren. Per Klick können Sie diese als Interessenten in Ihre TopREAL Datenbank übernehmen. Der direkte Anfrageimport ist momentan für folgende Plattformen verfügbar:
+ IOL Standard – das Immobilienangebot auf Ihrer Homepage + bazar.at + derstandard.at + findmyhome.at + immoads.at + immobilien.net + ImmobilienScout24.at + immodirekt.at + immowelt.at + kurier.at + willhaben.at + wohnnet.at +

Und so geht’s:

+ Wählen Sie aus, welche Anfragen Sie übernehmen möchten:
-> Sie können entweder nur Ihre eigenen Anfragen übernehmen, Anfragen zu Objekten der eigenen Mitarbeiter-Gruppe oder Anfragen von allen Mitarbeitern Ihres Büros. (In Extras/Mitarbeiter können Sie unter Zugriffsrechte auf TopREAL festlegen, welche Anfragen der ausgewählte Mitarbeiter sieht und übernehmen darf)
-> Und Sie können entscheiden, ob Sie nur die Anfragen einer Plattform übernehmen möchten (dann klicken Sie auf Anzeigen neben der Plattform) oder von allen Plattformen (dann klicken Sie Alle Anfragen anzeigen).

+ Nun kommen Sie zur Übernahme neuer Anfragen, wo überprüft wird, ob der bzw. die Kontakte bereits in Ihrer Datenbank vorhanden sind. Hier können Sie festlegen, ob Sie die Anfrage dem bestehenden Interessenten zuweisen möchten, den Interessenten dennoch als neuen Interessenten anlegen möchten, oder ob Sie diese Anfrage löschen möchten. Danach markieren Sie die Anfragen, die Sie übernehmen möchten (oder wählen links oben Alle markieren aus) und klicken auf Markierte Anfragen übernehmen.

+ Danach öffnet sich automatisch die Anfrage-Interessentenliste, die Ihnen einen guten Überblick über die eben importierten Anfragen liefert. Von hier aus können Sie nun Angebote (mit und ohne Word) sowie allgemeine (Serien-)E-Mails wie z.B. Adressnachfragen verschicken. Sie können aber auch - über das Auge – den Interessenten in der Interessenten-Maske öffnen. Oder manuell ein weiteres Objekt zuordnen. Oder Interessenten in eine Liste übernehmen. Oder… die Möglichkeiten sind – fast – unendlich!

Bei allen Fragen rund um TopREAL ist das TopREAL Service-Team gerne für Sie da:
+43 316 464064

TopREAL mobile

So geht's: Peppen Sie Ihre Objekte mit Videos und 360°-Ansichten auf!

Sie haben ein Video zu einer exklusiven Wohnung, und möchten es Ihren Interessenten zeigen? Oder einen virtuellen Rundgang durch das ganze Haus, den Sie auf Ihrer Website und den Immo-Plattformen verlinken möchten?

So geht's:
Suchen und kopieren Sie sich die öffentliche Adresse des Videos oder virtuellen Rundgangs, das Sie verlinken möchten, zum Beispiel https://www.youtube.com/watch?v=RNqDfqmsiKU. Nun gehen Sie in TopREAL beim Objekt (rechts oben neben dem Haus) auf die Dateiverknüpfungen und dort auf das blaue Plus. Fügen Sie den kopierten Link ein und schreiben Sie eine Bezeichnung, zum Beispiel Video-Präsentation. Mit Ok bestätigen, die Verknüpfung auswählen und – wichtig – URL senden anklicken, damit die Dateiverknüpfung auch übertragen wird. Das Objekt speichern und fertig!

Nach der nächsten Übertragung wird die Video-Präsentation zum Objekt auf einigen Plattformen, zum Beispiel Wohnnet.at, Willhaben.at und Immodirekt.at, sowie mit TopREAL IOL2 Standard auch auf Ihrer Website dargestellt.

Sie haben Fragen zu TopREAL?
Wir freuen uns über Ihren Anruf: +43 316 464 064

Das TopREAL Service Team - wir sind gerne für Sie da!

 
Mario Kern | TopREAL

Mario Kern

Support
 
Christine Antensteiner | TopREAL

Christine Antensteiner

Verkauf & Marketing
 
Dr. Claudia Friedrich

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Webprojekte & Marketing

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