So geht's: DSGVO löschen und Datenauszug

Das TopREAL-Update vom Frühling zur Datenschutzgrundverordnung hat einige neue Features gebracht, unter anderem zwei sehr gefragte zur DSGVO: die Möglichkeit, einen Datenauszug zu einer Person zu erstellen, und Daten (endgültig) löschen. Beide Optionen haben Sie ab der TopREAL Version 8.2 zur Verfügung, gesichert durch das Mitarbeiterrecht „Daten physikalisch löschen“.

So geht’s: Datenauszug nach DSGVO erstellen

Öffnen Sie über Extras – Listen eine Interessenten- oder Adressliste. Hier können Sie nun – wenn gewünscht – Einschränkungen treffen, um den betreffenden Datensatz leichter zu finden. Wenn Sie ihn markiert haben, können Sie rechts oben in der Maske Adressliste entweder den Datenauszug dieses Datensatzes erstellen, oder ihn löschen.

Bei Datenauszug erstellen wird Ihnen Excel geöffnet, mit einer Auflistung aller Stammdaten (in TopREAL angegeben unter dem Reiter Adresse), der gespeicherten Wünsche und Aktivitäten, sowie Rechnungen und Dokumente, die zu diesem Datensatz gespeichert sind.

So geht’s: Interessenten nach DSGVO aus TopREAL löschen

Diesen So geht’s-Artikel können Sie gerne hier nachlesen.

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So geht's: Die DSGVO auf Besichtigungsscheinen integrieren

TopREAL mobile

Neue Funktion in TopREAL mobile: Plattformen-Inserate von unterwegs verwalten

Wir entwickeln nicht nur Ihr TopREAL, sondern auch die WebApp TopREAL mobile laufend weiter – ab sofort ist das neue Feature Plattformen verwalten online und für Sie verfügbar. Ab Installation der TopREAL Version 8.2.2 können Sie in Ihrem TopREAL mobile Objekte online stellen und offline nehmen – und zwar sowohl auf einzelnen Plattformen als auch komplett.

Mit TopREAL mobile, Ihrer kostenlosen WebApp für TopREAL, haben Sie Ihre TopREAL Daten immer mit dabei. So können Sie Kontaktdaten von Interessenten nachschauen, Anfragen von Plattformen sichten und Objekte auf Ihrem Smartphone oder Tablet herzeigen.

Sollte TopREAL mobile bei Ihnen noch nicht aktiviert sein, wenden Sie sich bitte an das TopREAL Support Team:
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Jetzt brandneu: Angebotsversand mit dem TopREAL HTML Offer

Mit dem neuen HTML Offer geht TopREAL einen ganz neuen Weg: Erstmals ist es nun möglich, personalisierte Angebote ohne Word zu erstellen, unter Verwendung einer HTML-Vorlage.

Wie funktioniert das?

Im Prinzip wie bei Word-Vorlagen: Es ist einmalig eine Vorlage (in diesem Fall in HTML) vorzubereiten, die die verschiedenen Platzhalter enthält. Diese werden dann mit den Daten und Bildern von Objekt/Objekten, Interessent und Bearbeiter gefüllt und ergeben das fertige Angebot. Dieses wird in ein PDF umgewandelt und automatisch versendet.

Was sind die Vorteile?

Der größte Vorteil ist sicher die Geschwindigkeit! Dauerten Word-Anbote mit hundert oder mehr Seiten schon mal ihre Zeit, so sind äquivalente HTML-Angebote blitzschnell fertig. Ein weiterer, großer Vorteil ist das flexiblere Bilder-Handling.

Wie können Sie es testen?

Ganz einfach in Ihrem TopREAL! Wenn Sie das aktuelle TopREAL-Update 8.2.3 bereits installiert haben, können Sie gleich loslegen: Suchen Sie sich ein Objekt, weisen Sie Ihren Test-Interessenten zu und machen Sie – wie üblich – ein personalisiertes Angebot. Bei Anbot / Schriftverkehr durchführen wählen Sie anstelle einer Word-Vorlage "HTML Anbot Standard" aus – und fertig!

Jetzt HTML-Offer-Aktion nutzen!

Nur für begrenzte Zeit: Wir passen die HTML-Standard-Vorlage kostenlos an Ihr Briefpapier an. Melden Sie sich jetzt gleich bei uns: +43 316 464 064

Und so sieht die TopREAL HTML-Standard-Vorlage mit einem Beispielobjekt aus:

Sie hätten gerne eine besondere HTML-Vorlage, die sich nahtlosin Ihr Corporate Identity einfügt?

Vielleicht noch mit einem gewissen Extra? Dann ist eine individuell für Sie designte und gestaltete HTML-Vorlage das richtige! Weitere Informationen zu individuellen Vorlagen finden Sie hier, oder Sie melden sich direkt beim TopREAL Support Team!

Bei Fragen gilt wie immer: Melden Sie sich bei uns!

Das TopREAL Service Team ist gerne für Sie da:
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So geht's: Die DSGVO auf Besichtigungsscheinen integrieren

Oft ist eine Besichtigung der erste persönliche Kontakt zu einem Interessenten – und eine gute Möglichkeit auf Ihre Datenschutzrichtlinien hinzuweisen! Ergänzen Sie ganz einfach Ihren Besichtigungs-Schein um eine entsprechende Text-Passage. Einen Text-Vorschlag haben wir für Sie bereits vorbereitet. Wussten Sie, dass Sie in TopREAL auch Besichtigungs-Scheine – wie Angebote – personalisiert und in Ihrem Corporate Design gestalten können?

So geht’s:

Die in TopREAL integrierten Besichtigungsscheine sind – wie Exposés und Angebote auch – als Word-Vorlagen konzipiert, und damit auf einfache Weise fast ohne Grenzen bearbeit- und personalisierbar. Die Vorlagen finden Sie in der TopREAL Vorlagenverwaltung (F8 oder im Menü Ansicht – Vorlagenverwaltung) unter dem Menüpunkt Besichtigungsschein. Auch hier haben wir einen Standard-Besichtigungsschein für Sie hinterlegt, den Sie kopieren und nach Belieben anpassen können.

Sie haben Interesse?

Wir zeigen Ihnen gerne, wie es geht, und liefern Ihnen auch gleich einen Textvorschlag für die DSGVO kostenlos mit dazu!
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So geht's: Interessenten aus TopREAL löschen

Einer der wesentlichen Punkte der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist das sogenannte „Recht auf Vergessen-Werden“ – was bedeutet, dass Daten nun nicht mehr unbegrenzt gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Dafür gibt es in TopREAL nun die beiden Felder "DSGVO ab" und "Aufbewahrungsdauer", die bei jedem neu erfassten Interessenten automatisch nach Ihren Voreinstellungen gefüllt werden. Eine Liste abgelaufener Datensätze können Sie jederzeit per Klick im TopREAL Dashboard aufrufen.

Und wie löschen Sie die Daten jetzt endgültig, ohne wesentliche Daten zu verlieren, die Sie aufgrund von Rechnungen oder Abschlüssen noch aufbewahren müssen?

So geht’s:

Sie öffnen im Dashboard im Bereich DSGVO die Liste der abgelaufenen Datensätze. Alternativ können Sie eine Adressliste öffnen, die gewünschten Einschränkungen vornehmen (hier sind auch einige neue Auswahlkriterien und Spalten zur DSGVO ergänzt worden!) und die Liste aktualisieren.

Nun können Sie eine oder mehrere Adressen markieren, die Sie löschen möchten. Mit dem kleinen roten x in der Icon-Spalte können Sie die ausgewählten Adressen – wie bisher – auf gelöscht setzen. Neu ist der Punkt DSGVO – Datenlöschung. Hiermit können Sie – abgesichert durch das TopREAL Rechte-System – Adressen endgültig löschen. Dabei wird Ihnen in einer Sicherheitsabfrage genau aufgeschlüsselt, welche Daten gelöscht werden und unter welchen Umständen ein Adress-Datensatz nicht gelöscht werden kann.

Sie haben Fragen zu den neuen DSGVO-Features?
Wir zeigen Ihnen gerne die neuen Möglichkeiten direkt in Ihrem TopREAL!
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Überblick über die TopREAL-DSGVO-Features und neues TopREAL Release

Das TopREAL DSGVO Update 8.2 steht allen Servicekunden bereits seit einem Monat zur Verfügung, und wir halten bei einem Höchststand an installierten Updates seit Beginn der Firmengeschichte. Die neuen Features wie Datenauszug, Datenlöschung und DSGVO-Ampel wurden von vielen Usern bereits sehnlichst erwartet – oder auch einfach freudig entgegen genommen.

Wem das noch nicht genügend neue DSGVO-Features waren, der kann sich ab sofort die Erweiterung zu den TopREAL DSGVO-Features holen – auch das neueste Release ist für alle Kunden mit TopREAL Servicevertrag selbstverständlich kostenlos!

Was das neue Release zusätzlich bringt:
+ Hinweis im Dashboard, ob abgelaufene Interessenten zu löschen sind
+ Öffnen dieser Liste per Mausklick (lesen Sie hier unseren So-geht's-Artikel zum Thema Datenlöschung nach DSGVO) 
+ Liste der DSGVO-gesperrten Personen direkt im Dashboard aufrufbar
+ Sortiermöglichkeit für Dashboard-Blöcke
+ neue Spalten in der Interessentenliste: Zielgruppe, Empfehlung, Kaufmotiv sowie diverse Spalten zur letzten Aktivität
+ Option, dass an DSGVO-orange Adressen (nach Sicherheitsabfrage) doch ein Anbotsversand möglich ist

Sie haben Fragen zu den neuen DSGVO-Features?
Wir zeigen Ihnen gerne die neuen Möglichkeiten in Ihrem TopREAL!
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Infos zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Ab 25. Mai 2018 ist es soweit: Ab diesem Zeitpunkt sind die neuen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) in der Fassung des Datenschutz-Anpassungsgesetzes 2018 anzuwenden. Aber was bedeutet das für Sie?

Um welche Daten geht es?

Derzeit sind sowohl natürliche als auch juristische Personen im Schutzbereich des österreichischen Datenschutzgesetzes. Ab 25. Mai 2018 steht hingegen nur mehr der Schutz personenbezogener Daten natürlicher Personen im Fokus. Unter personenbezogenen Daten sind dabei all jene Angaben über Betroffene zusammengefasst, auf deren Grundlage die Identität des Betroffenen bestimmt werden kann oder bestimmbar ist, also z.B. Namen, Adressen, Geburtsdaten, Kontonummern, IP-Adressen etc.

Welche Rechte haben Betroffene? Welche Pflichten haben Sie?

Werden personenbezogene Daten – wie in einem Immobilienbüro tagtäglich üblich - verarbeitet, hat der Betroffene gemäß DSGVO u.a. das Recht auf kostenlose* Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit sowie Einschränkung der Verarbeitung.

Um Anfragen von Betroffenen in diesem Zusammenhang erfüllen zu können, ist es daher notwendig zu wissen, welche konkreten Daten wo gespeichert, wie erhoben und verwendet, sowie insbesondere an wen übermittelt werden/wurden.

Zumal der Betroffene Auskunft über alle ihn betreffenden verarbeiteten Daten, den Zweck der Verarbeitung, die Kategorie der personenbezogenen Daten (z.B. Stammdaten, Kontaktdaten, Rechnungsdaten, …) und über die Herkunft der Daten verlangen kann. Darüber hinaus ist auf Verlangen auch eine Kopie der Daten bereitzustellen.

Stichwort Speicherdauer

Gemäß DSGVO müssen personenbezogene Daten in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Dies erfordert insbesondere, dass die Speicherdauer auf das unbedingt erforderliche Mindestmaß beschränkt bleibt. Darüber hinaus besteht einerseits für jeden Betroffenen das Recht auf Auskunft über die Speicherdauer der Daten sowie andererseits beim Immobilienbüro schon bei der Datenerhebung die Informationspflicht über die Speicherdauer. So ist laut ÖVI z.B. bei einer Anfrage zu einem Objekt, bei der kein Provisionsanspruch aufgrund einer Vermittlung besteht, von einer Aufbewahrungsdauer von drei Jahren auszugehen. Wogegen bei einem provisionspflichtigen Abschluss eine Speicherdauer von sieben Jahren nach Ende des Jahres, in dem der Vertrag erfüllt wurde und Rechnung gelegt wurde, gilt. Die Speicherdauer kann aber auch 22 Jahre betragen – etwa aufgrund des USTG bei Vorsteuerabzug des Vermieters zur Erfüllung einer Nachweisverpflichtung gegenüber den Finanzbehörden. Zu beachten sind hierbei jedenfalls die unterschiedlichen Aufbewahrungspflichten, wie Sie im Rahmen des Rechnungs-, Steuer-, Zoll- und Vertragswesens, vorgeschrieben sind. Eine gesammelte Auflistung bundesgesetzlicher Fristen finden Sie hier.

Welche Informationspflichten bestehen noch?

Laut DSGVO muss jede natürliche Person, also z.B. der Abgeber oder Interessent, bereits beim ersten Kontakt darüber informiert werden, welche konkreten Daten (z.B. Kontaktdaten, Objektdaten) zu welchem Zweck (z.B. Erfüllung des Maklervertrages) und aufgrund welcher Rechtsgrundlage (z.B. Maklervertrag, Vertragsanbahnung) erhoben werden – sowie an welche Empfänger die Daten u.U. weitergegeben (z.B. Vertragserrichter, Finanzinstitute) werden. Auch über die Rechte als Betroffener (z.B. das Auskunftsrecht, das Recht auf Löschung oder Berichtigung etc. siehe oben) sowie das Widerrufsrecht und Beschwerderecht ist zu informieren. Es ist daher gemäß ÖVI empfehlenswert, ein entsprechendes Datenschutz-Informationsblatt sowohl für Auftraggeber als auch für Interessenten offline oder online bereit zu stellen, in dem die notwendigen Informationen gem. Art. 13 DSGVO enthalten sind.

Wie vergrößern Sie die Datensicherheit?

Mit der DSGVO soll die Datensicherheit bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Zukunft noch effektiver gewährleistet werden. Dabei ist unter anderem auch die Passwortsicherung behandelt. Wie Sie sicher wissen, können Sie in TopREAL Ihren Account mit einem Passwort schützen. Ihr TopREAL Administrator kann für Ihr Büro eine Passwort-Mindestlänge festschreiben. Nützen Sie den Passwortschutz, wenn Sie es noch nicht tun!

Wie unterstützt TopREAL Sie?

Hier lesen Sie, wie TopREAL Sie fit für die DSGVO macht!

Sie möchten auch weiterhin TOP informiert werden?

Klicken Sie hier, um sich für den TopREAL Newsletter anzumelden!

Abschließend möchten wir höflich darauf hinweisen, dass wir unser Angebot betreffend TopREAL nach besten Wissen und Gewissen entsprechend den zur Verfügung stehenden Informationen zur neuen DSGVO durch die WKO sowie ÖVI entwickeln, allerdings keinerlei Garantie oder Haftung übernehmen können. Auch beraten wir Sie gerne hinsichtlich technischer Umsetzungsmöglichkeiten – eine verbindliche rechtliche Auskunft oder Beratung können wir jedoch nicht erteilen. Hier bitten wir Sie, sich an Ihren juristischen Berater zu wenden.

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Welche Vorlage für welches Objekt? Ihre Vor-Einstellungen für Angebote

In der Vorlagenverwaltung können Sie nicht nur bei jeder Word-Vorlage auswählen, ob sie mit oder ohne Bezeichner verwendet werden soll – Sie können auch einen Standard für jede Objektgruppe definieren. Außerdem können Sie bei speziellen Objekten, für die Sie eine besondere Word-Vorlage erstellt haben, diese als Standard festlegen.

So geht’s:

+ Menü Ansicht / Vorlagenverwaltung, Anbot/Schriftverkehr, Hier können Sie jede ausgewählte Word-Vorlage als Standard für Objektgruppe festlegen (Standard für die Anbotserstellung einer bestimmten Objektgruppe oder einer bestimmten Objektgruppe bei Kaufobjekten oder eine bestimmten Objektgruppe bei Mietobjekten). Nur eine Vorlage je Objektgruppe oder Objektruppe+Kauf oder Objektgruppe+Miete kann die jeweilige Standardvorlage sein.

+ Direkt auf der jeweiligen Objektmaske kann über das graue Word-Vorlagen-Symbol im Shortcut-Bereich rechts oben die Standard-Word-Vorlage für dieses Objekt festgelegt werden. Diese ist dann bei der Durchführung von Anbot/Schriftverkehr für dieses Objekt automatisch vorausgewählt. Diese beim Objekt definierte Vorlage hat immer Vorrang vor einer für eine Objektgruppe ausgewählten Vorlage.

Bei Fragen ist das TopREAL Service Team gerne für Sie da: +43 316 464064

Impressumspflicht in geschäftlichen E-Mails

Die meisten von uns kennen die Vorschriften für das Impressum einer Website, aber wissen Sie, dass ein ähnliches Impressum auch für alle Geschäftsbriefe, zu denen auch geschäftliche E-Mails zählen, verpflichtend vorgeschrieben ist?

Hier ein kurzer Überblick über die notwendigen Angaben:
+ Name bzw. Firma laut Firmenbuch
+ Rechtsform
+ Sitz laut Firmenbuch
+ Firmenbuchnummer
+ Firmenbuchgericht

In Bezug auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) empfehlen wir, auf die Datenschutzerklärung auf Ihrer Website (per Link) hinzuweisen.

Wenn Sie den Versand von Immobilienangeboten als Newsletter ansehen, sollten Sie auch noch die volle Postadresse angeben, und die Möglichkeit bieten, sich von diesem Service abzumelden. Hierzu reicht die Angabe einer E-Mail-Adresse, wohin die Abmeldung geschickt werden kann.

Weiterführende Informationen finden Sie auf der Seite der Wirtschaftskammer:
www.wko.at

Rechtlicher Hinweis: Wir haben diese Informationen nach bestem Wissen und Gewissen zusammengetragen, möchten an dieser Stelle aber höflich darauf hinweisen, dass wir keine Haftung für Richtig- und Vollständigkeit übernehmen können.

Fit für die DSGVO!

An der DSGVO führt kein Weg vorbei – aber TopREAL gibt Ihnen eine Reihe ausgetüftelter Werkzeuge in die Hand, damit Sie Ihren Job-Alltag auch weiterhin praktikabel gestalten können: Alle neuen DSGVO-Features stehen für Sie Anfang Mai mit dem neuen TopREAL Update zum Download bereit. Ohne Aufpreis! Denn jedes Update ist in Ihrem TopREAL Service-Vertrag bereits inkludiert.

Was ist neu:
+ umfassender Datenauszug auf Knopfdruck – um Betroffene schnell und einfach zu informieren
+ sichere Löschfunktion – um Daten physikalisch (=endgültig) zu löschen
+ intuitive DSGVO-Ampel – um Adressdatensätze zu kennzeichnen
+ praktikable Aufbewahrungsfristen – um die Speicherdauer übersichtlich zu überwachen

Und auch bereits bestehende TopREAL Funktionen unterstützen Sie in Sachen DSGVO!

Was gibt es noch zu beachten:

+ Ihre Website:
Spätestens ab 25. Mai 2018 benötigt Ihre Website eine Cookie-Meldung sowie eine Datenschutzerklärung. Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung und Umsetzung! Sie nutzen das TopREAL IOL2 Modul für die automatisierte Objekt-Darstellung auf Ihrer Website? Speziell für das Anfrage-Formular auf Ihren Detail-Seiten bieten wir verschiedene Lösungen, um DSGVO-konform zu arbeiten. Sie haben eine individuelle Immobilien-Darstellung oder eigene Kontakt-Formulare? Wir beraten Sie gerne!

+ Ihre E-Mails:
Wir empfehlen Ihnen, auch in Ihren E-Mails auf Ihre Datenschutzerklärung zu verlinken und eine „Abbestellung“ weiterer Zusendungen zu ermöglichen. Nutzen Sie dafür die TopREAL E-Mail-Vorlagen - Wir zeigen Ihnen gerne wie!

+ Ihr TopREAL LiveOffer:
Auf Wunsch erweitern wir für Sie das VRUG-Formular um ein DSGVO-Feature mit dynamischer Anbindung an Ihre Interessenten-Datenbank in Ihrem TopREAL.

So erreichen Sie uns: +43 316 464064 oder Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

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Rechtlicher Hinweis: Wir haben diese Informationen nach bestem Wissen und Gewissen zusammengetragen, möchten an dieser Stelle aber höflich darauf hinweisen, dass wir keine Haftung für Richtig- und Vollständigkeit übernehmen können.

So geht's: Mitarbeiter-Foto in Anbot / Schriftverkehr einfügen

Sie möchten Ihren Schriftverkehr aus TopREAL noch persönlicher gestalten? Und gleichzeitig richtig professionell bleiben? Fügen Sie automatisiert das Mitarbeiter-Bild und die Kontaktdaten des jeweiligen Ansprechpartners ein!

Wie das geht? Ganz einfach:

Öffnen Sie unter Ansicht – Vorlagenverwaltung die Word-Vorlage, die Sie anpassen möchten. Unter dem Reiter Add-Ins finden Sie die Felder, die direkt aus TopREAL gefüllt werden können. In diesem Fall empfehlen wir folgende:
+ Name und Kontaktdaten des Objektbearbeiters (Objekt - Objektbearbeiter)
+ Foto des Objektbearbeiters (Bild einfügen – Objektbearbeiter)
oder
+ Name und Kontaktdaten des Interessentenbetreuers (Interessent - Interessentenbetreuer)
+ Foto des Interessentenbetreuers (Bild einfügen – Interessentenbetreuer)

Ab der nächsten Verwendung der Vorlage werden auch die Daten des Objektbearbeiters bzw. des Interessentenbetreuers automatisch aus TopREAL gefüllt und vervollständigen damit Ihr professionelles Angebot.

Bei Fragen ist das TopREAL Service Team gerne für Sie da: +43 316 464 064

Zwei neue Features im TopREAL LiveOffer

Auch im TopREAL LiveOffer, über das Sie Ihre Angebote gemäß der Vorgaben nach VRUG und FAAG verschicken können, gibt es Neuigkeiten:

+ Es ist ab sofort möglich, direkt in TopREAL LiveOffer zwei PDF’s automatisch bei allen Objekten zu hinterlegen, zum Beispiel eine Nebenkostenübersicht und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Diese werden automatisch bei jedem Objekt angezeigt.

+ Die TopREAL LiveOffer Startseite mit der Auswahl laut VRUG steht Ihnen nun auch mehrsprachig zur Verfügung -  je nach Browsersprache wird automatisch die passende Sprache ausgewählt.

Sollten Sie diesen Service nutzen wollen, setzen Sie sich bitte mit unserem TopREAL Support in Verbindung: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder +43 316 464064

Ihre neuen TopREAL DSGVO-Features

Ab 25. Mai 2018 ist es soweit: Ab diesem Zeitpunkt sind die neuen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) in der Fassung des Datenschutz-Anpassungsgesetzes 2018 anzuwenden. Aber was bedeutet das für Sie?

Um welche Daten geht es? Welche Rechte haben Betroffene? Welche Pflichten haben Sie?

Hier finden Sie grundlegende Informationen über die DSGVO.

Wie unterstützt TopREAL Sie?

TopREAL wird Sie mit einem automatisierten DSGVO-Datenauszug unterstützen, der Ihnen per Knopfdruck auflistet, welche Daten z.B. von einem Interessenten in Ihrer TopREAL Datenbank gespeichert sind – d.h. auch in der TopREAL Dokumenten-Verwaltung, wo sich z.B. Ihre verschickten Angebote befinden! Diesen Datenauszug können Sie dann dem Betroffenen aushändigen oder per E-Mail senden.

Zusätzlich werden Sie in TopREAL die Möglichkeit haben, eben jene personenbezogenen Daten auf Verlangen aus Ihrer Datenbank physikalisch zu löschen. Selbstverständlich mit einem entsprechenden Mitarbeiter-Rechtesystem abgesichert.

Die Herkunft der Daten können Sie ja bereits seit langem in TopREAL auf der Adress-Maske vermerken. Entsprechende Vorauswahllisten können individuell erstellt und erweitert werden. Auch wird die Daten-Herkunft auf dem TopREAL DSGVO-Datenauszug aufgelistet sein.

Stichwort Speicherdauer

TopREAL wird Ihnen in diesem Zusammenhang die Möglichkeit bieten, bei jedem Adress-Datensatz die Speicherdauer festzulegen, beim oben genannten DSGVO-Datenauszug anzuführen und als Filtermöglichkeit in der Adress-Liste zur Datenbankbereinigung zu verwenden. Zusätzlich kann das Start-Datum für diese Frist entweder einmalig gesetzt werden oder mit jeder Aktivität automatisch verlängert werden.

Das TopREAL Web-Team unterstützt Sie gerne

Gerne unterstützen wir Sie dabei, die notwendigen Informationen auf Ihrer Website zu implementieren. Darüber hinaus wird TopREAL – auf Wunsch – bei all jenen Anfrage-Formularen, die auf Websites über das TopREAL Standard IOL2 laufen, sowie bei Ihrer TopREAL LiveOffer VRUG-Seite kostenlos eine entsprechende Möglichkeit zur Information sowie zur aktiven Einwilligung durch den User integrieren. Ähnlich wie bei VRUG und FAGG wird TopREAL in diesem Zusammenhang wieder Standard-Texte zur Verfügung stellen, die gerne individuell geändert werden können. Auch könnte hier z.B. die Einwilligung zum Newsletter-Abo gleich zusätzlich integriert werden – Stichwort Zweckbindung der Daten. Sie haben eine individuell programmierte Objektdarstellung auf der Website, die Sie über TopREAL bedienen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne über die technischen Möglichkeiten.

Wie vergrößern Sie die Datensicherheit?

Mit der DSGVO soll die Datensicherheit bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Zukunft noch effektiver gewährleistet werden. Dabei ist unter anderem auch die Passwortsicherung behandelt. Wie Sie sicher wissen, können Sie in TopREAL Ihren Account mit einem Passwort schützen. Ihr TopREAL Administrator kann für Ihr Büro eine Passwort-Mindestlänge festschreiben. Nützen Sie den Passwortschutz, wenn Sie es noch nicht tun!

Sie möchten auch weiterhin TOP informiert werden?

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So geht's: Die DSGVO auf Besichtigungsscheinen integrieren

Abschließend möchten wir höflich darauf hinweisen, dass wir unser Angebot betreffend TopREAL nach besten Wissen und Gewissen entsprechend den zur Verfügung stehenden Informationen zur neuen DSGVO durch die WKO sowie ÖVI entwickeln, allerdings keinerlei Garantie oder Haftung übernehmen können. Auch beraten wir Sie gerne hinsichtlich technischer Umsetzungsmöglichkeiten – eine verbindliche rechtliche Auskunft oder Beratung können wir jedoch nicht erteilen. Hier bitten wir Sie, sich an Ihren juristischen Berater zu wenden.

 

So geht's: Automatisch Wunsch generieren aus Anfragen

Sie arbeiten Ihre Anfragen immer noch einzeln manuell ab? Nutzen Sie doch den automatischen Anfrage-Import in Ihr TopREAL und sparen Sie wertvolle Zeit!

+ Anfragen per Mausklick ins TopREAL übernehmen: So geht’s
+ übernommene Anfragen erscheinen in der übersichtlichen Anfrage-Interessentenliste
+ können dort direkt beantwortet werden
+ Angebot als PDF ohne Word oder als personalisiertes Angebot
+ inklusive Aktivitätenspeicherung und Eintrag in der Aufgabenliste (wenn gewünscht)


+ So geht’s: aus der Anfrage automatisch einen Interessenten-Wunsch generieren

Öffnen Sie den Interessenten (aus der Anfrage-Interessentenliste mit dem Auge-Symbol rechts oben). Wechseln Sie auf den Reiter Zuordnungen, markieren Sie das Objekt (unten in der Tabelle), aus dem Sie einen Wunsch erzeugen möchten. Nun wählen Sie in der Maske unter Aktionen für Objekt die letzte Schaltfläche Wunsch generieren. Nun können Sie noch die Kriterien festlegen, nach denen der Wunsch erzeugt werden soll. Wenn Ihnen die Einstellungen passen, reicht ein Druck auf die Enter-Taste!

Bei allen Fragen rund um TopREAL ist das TopREAL Service-Team gerne für Sie da: +43 316 464064

Das TopREAL Service Team - wir sind gerne für Sie da!

 
Mario Kern | TopREAL

Mario Kern

Support
 
Christine Antensteiner | TopREAL

Christine Antensteiner

Verkauf & Marketing
 
Dr. Claudia Friedrich

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Webprojekte & Marketing

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