So geht's: DSGVO löschen und Datenauszug

Das TopREAL-Update vom Frühling zur Datenschutzgrundverordnung hat einige neue Features gebracht, unter anderem zwei sehr gefragte zur DSGVO: die Möglichkeit, einen Datenauszug zu einer Person zu erstellen, und Daten (endgültig) löschen. Beide Optionen haben Sie ab der TopREAL Version 8.2 zur Verfügung, gesichert durch das Mitarbeiterrecht „Daten physikalisch löschen“.

So geht’s: Datenauszug nach DSGVO erstellen

Öffnen Sie über Extras – Listen eine Interessenten- oder Adressliste. Hier können Sie nun – wenn gewünscht – Einschränkungen treffen, um den betreffenden Datensatz leichter zu finden. Wenn Sie ihn markiert haben, können Sie rechts oben in der Maske Adressliste entweder den Datenauszug dieses Datensatzes erstellen, oder ihn löschen.

Bei Datenauszug erstellen wird Ihnen Excel geöffnet, mit einer Auflistung aller Stammdaten (in TopREAL angegeben unter dem Reiter Adresse), der gespeicherten Wünsche und Aktivitäten, sowie Rechnungen und Dokumente, die zu diesem Datensatz gespeichert sind.

So geht’s: Interessenten nach DSGVO aus TopREAL löschen

Diesen So geht’s-Artikel können Sie gerne hier nachlesen.

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TopREAL mobile

Neue Funktion in TopREAL mobile: Plattformen-Inserate von unterwegs verwalten

Wir entwickeln nicht nur Ihr TopREAL, sondern auch die WebApp TopREAL mobile laufend weiter – ab sofort ist das neue Feature Plattformen verwalten online und für Sie verfügbar. Ab Installation der TopREAL Version 8.2.2 können Sie in Ihrem TopREAL mobile Objekte online stellen und offline nehmen – und zwar sowohl auf einzelnen Plattformen als auch komplett.

Mit TopREAL mobile, Ihrer kostenlosen WebApp für TopREAL, haben Sie Ihre TopREAL Daten immer mit dabei. So können Sie Kontaktdaten von Interessenten nachschauen, Anfragen von Plattformen sichten und Objekte auf Ihrem Smartphone oder Tablet herzeigen.

Sollte TopREAL mobile bei Ihnen noch nicht aktiviert sein, wenden Sie sich bitte an das TopREAL Support Team:
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Jetzt brandneu: Angebotsversand mit dem TopREAL HTML Offer

Mit dem neuen HTML Offer geht TopREAL einen ganz neuen Weg: Erstmals ist es nun möglich, personalisierte Angebote ohne Word zu erstellen, unter Verwendung einer HTML-Vorlage.

Wie funktioniert das?

Im Prinzip wie bei Word-Vorlagen: Es ist einmalig eine Vorlage (in diesem Fall in HTML) vorzubereiten, die die verschiedenen Platzhalter enthält. Diese werden dann mit den Daten und Bildern von Objekt/Objekten, Interessent und Bearbeiter gefüllt und ergeben das fertige Angebot. Dieses wird in ein PDF umgewandelt und automatisch versendet.

Was sind die Vorteile?

Der größte Vorteil ist sicher die Geschwindigkeit! Dauerten Word-Anbote mit hundert oder mehr Seiten schon mal ihre Zeit, so sind äquivalente HTML-Angebote blitzschnell fertig. Ein weiterer, großer Vorteil ist das flexiblere Bilder-Handling.

Wie können Sie es testen?

Ganz einfach in Ihrem TopREAL! Wenn Sie das aktuelle TopREAL-Update 8.2.3 bereits installiert haben, können Sie gleich loslegen: Suchen Sie sich ein Objekt, weisen Sie Ihren Test-Interessenten zu und machen Sie – wie üblich – ein personalisiertes Angebot. Bei Anbot / Schriftverkehr durchführen wählen Sie anstelle einer Word-Vorlage "HTML Anbot Standard" aus – und fertig!

Jetzt HTML-Offer-Aktion nutzen!

Nur für begrenzte Zeit: Wir passen die HTML-Standard-Vorlage kostenlos an Ihr Briefpapier an. Melden Sie sich jetzt gleich bei uns: +43 316 464 064

Und so sieht die TopREAL HTML-Standard-Vorlage mit einem Beispielobjekt aus:

Sie hätten gerne eine besondere HTML-Vorlage, die sich nahtlosin Ihr Corporate Identity einfügt?

Vielleicht noch mit einem gewissen Extra? Dann ist eine individuell für Sie designte und gestaltete HTML-Vorlage das richtige! Weitere Informationen zu individuellen Vorlagen finden Sie hier, oder Sie melden sich direkt beim TopREAL Support Team!

Bei Fragen gilt wie immer: Melden Sie sich bei uns!

Das TopREAL Service Team ist gerne für Sie da:
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So geht's: Die DSGVO auf Besichtigungsscheinen integrieren

Oft ist eine Besichtigung der erste persönliche Kontakt zu einem Interessenten – und eine gute Möglichkeit auf Ihre Datenschutzrichtlinien hinzuweisen! Ergänzen Sie ganz einfach Ihren Besichtigungs-Schein um eine entsprechende Text-Passage. Einen Text-Vorschlag haben wir für Sie bereits vorbereitet. Wussten Sie, dass Sie in TopREAL auch Besichtigungs-Scheine – wie Angebote – personalisiert und in Ihrem Corporate Design gestalten können?

So geht’s:

Die in TopREAL integrierten Besichtigungsscheine sind – wie Exposés und Angebote auch – als Word-Vorlagen konzipiert, und damit auf einfache Weise fast ohne Grenzen bearbeit- und personalisierbar. Die Vorlagen finden Sie in der TopREAL Vorlagenverwaltung (F8 oder im Menü Ansicht – Vorlagenverwaltung) unter dem Menüpunkt Besichtigungsschein. Auch hier haben wir einen Standard-Besichtigungsschein für Sie hinterlegt, den Sie kopieren und nach Belieben anpassen können.

Sie haben Interesse?

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So geht's: Interessenten aus TopREAL löschen

Einer der wesentlichen Punkte der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist das sogenannte „Recht auf Vergessen-Werden“ – was bedeutet, dass Daten nun nicht mehr unbegrenzt gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Dafür gibt es in TopREAL nun die beiden Felder "DSGVO ab" und "Aufbewahrungsdauer", die bei jedem neu erfassten Interessenten automatisch nach Ihren Voreinstellungen gefüllt werden. Eine Liste abgelaufener Datensätze können Sie jederzeit per Klick im TopREAL Dashboard aufrufen.

Und wie löschen Sie die Daten jetzt endgültig, ohne wesentliche Daten zu verlieren, die Sie aufgrund von Rechnungen oder Abschlüssen noch aufbewahren müssen?

So geht’s:

Sie öffnen im Dashboard im Bereich DSGVO die Liste der abgelaufenen Datensätze. Alternativ können Sie eine Adressliste öffnen, die gewünschten Einschränkungen vornehmen (hier sind auch einige neue Auswahlkriterien und Spalten zur DSGVO ergänzt worden!) und die Liste aktualisieren.

Nun können Sie eine oder mehrere Adressen markieren, die Sie löschen möchten. Mit dem kleinen roten x in der Icon-Spalte können Sie die ausgewählten Adressen – wie bisher – auf gelöscht setzen. Neu ist der Punkt DSGVO – Datenlöschung. Hiermit können Sie – abgesichert durch das TopREAL Rechte-System – Adressen endgültig löschen. Dabei wird Ihnen in einer Sicherheitsabfrage genau aufgeschlüsselt, welche Daten gelöscht werden und unter welchen Umständen ein Adress-Datensatz nicht gelöscht werden kann.

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Wir zeigen Ihnen gerne die neuen Möglichkeiten direkt in Ihrem TopREAL!
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Überblick über die TopREAL-DSGVO-Features und neues TopREAL Release

Das TopREAL DSGVO Update 8.2 steht allen Servicekunden bereits seit einem Monat zur Verfügung, und wir halten bei einem Höchststand an installierten Updates seit Beginn der Firmengeschichte. Die neuen Features wie Datenauszug, Datenlöschung und DSGVO-Ampel wurden von vielen Usern bereits sehnlichst erwartet – oder auch einfach freudig entgegen genommen.

Wem das noch nicht genügend neue DSGVO-Features waren, der kann sich ab sofort die Erweiterung zu den TopREAL DSGVO-Features holen – auch das neueste Release ist für alle Kunden mit TopREAL Servicevertrag selbstverständlich kostenlos!

Was das neue Release zusätzlich bringt:
+ Hinweis im Dashboard, ob abgelaufene Interessenten zu löschen sind
+ Öffnen dieser Liste per Mausklick (lesen Sie hier unseren So-geht's-Artikel zum Thema Datenlöschung nach DSGVO) 
+ Liste der DSGVO-gesperrten Personen direkt im Dashboard aufrufbar
+ Sortiermöglichkeit für Dashboard-Blöcke
+ neue Spalten in der Interessentenliste: Zielgruppe, Empfehlung, Kaufmotiv sowie diverse Spalten zur letzten Aktivität
+ Option, dass an DSGVO-orange Adressen (nach Sicherheitsabfrage) doch ein Anbotsversand möglich ist

Sie haben Fragen zu den neuen DSGVO-Features?
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Das TopREAL Service Team - wir sind gerne für Sie da!

 
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