Impressumspflicht in geschäftlichen E-Mails

Die meisten von uns kennen die Vorschriften für das Impressum einer Website, aber wissen Sie, dass ein ähnliches Impressum auch für alle Geschäftsbriefe, zu denen auch geschäftliche E-Mails zählen, verpflichtend vorgeschrieben ist?

Hier ein kurzer Überblick über die notwendigen Angaben:
+ Name bzw. Firma laut Firmenbuch
+ Rechtsform
+ Sitz laut Firmenbuch
+ Firmenbuchnummer
+ Firmenbuchgericht

In Bezug auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) empfehlen wir, auf die Datenschutzerklärung auf Ihrer Website (per Link) hinzuweisen.

Wenn Sie den Versand von Immobilienangeboten als Newsletter ansehen, sollten Sie auch noch die volle Postadresse angeben, und die Möglichkeit bieten, sich von diesem Service abzumelden. Hierzu reicht die Angabe einer E-Mail-Adresse, wohin die Abmeldung geschickt werden kann.

Weiterführende Informationen finden Sie auf der Seite der Wirtschaftskammer:
www.wko.at

Rechtlicher Hinweis: Wir haben diese Informationen nach bestem Wissen und Gewissen zusammengetragen, möchten an dieser Stelle aber höflich darauf hinweisen, dass wir keine Haftung für Richtig- und Vollständigkeit übernehmen können.

Fit für die DSGVO!

An der DSGVO führt kein Weg vorbei – aber TopREAL gibt Ihnen eine Reihe ausgetüftelter Werkzeuge in die Hand, damit Sie Ihren Job-Alltag auch weiterhin praktikabel gestalten können: Alle neuen DSGVO-Features stehen für Sie Anfang Mai mit dem neuen TopREAL Update zum Download bereit. Ohne Aufpreis! Denn jedes Update ist in Ihrem TopREAL Service-Vertrag bereits inkludiert.

Was ist neu:
+ umfassender Datenauszug auf Knopfdruck – um Betroffene schnell und einfach zu informieren
+ sichere Löschfunktion – um Daten physikalisch (=endgültig) zu löschen
+ intuitive DSGVO-Ampel – um Adressdatensätze zu kennzeichnen
+ praktikable Aufbewahrungsfristen – um die Speicherdauer übersichtlich zu überwachen

Und auch bereits bestehende TopREAL Funktionen unterstützen Sie in Sachen DSGVO!

Was gibt es noch zu beachten:

+ Ihre Website:
Spätestens ab 25. Mai 2018 benötigt Ihre Website eine Cookie-Meldung sowie eine Datenschutzerklärung. Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung und Umsetzung! Sie nutzen das TopREAL IOL2 Modul für die automatisierte Objekt-Darstellung auf Ihrer Website? Speziell für das Anfrage-Formular auf Ihren Detail-Seiten bieten wir verschiedene Lösungen, um DSGVO-konform zu arbeiten. Sie haben eine individuelle Immobilien-Darstellung oder eigene Kontakt-Formulare? Wir beraten Sie gerne!

+ Ihre E-Mails:
Wir empfehlen Ihnen, auch in Ihren E-Mails auf Ihre Datenschutzerklärung zu verlinken und eine „Abbestellung“ weiterer Zusendungen zu ermöglichen. Nutzen Sie dafür die TopREAL E-Mail-Vorlagen - Wir zeigen Ihnen gerne wie!

+ Ihr TopREAL LiveOffer:
Auf Wunsch erweitern wir für Sie das VRUG-Formular um ein DSGVO-Feature mit dynamischer Anbindung an Ihre Interessenten-Datenbank in Ihrem TopREAL.

So erreichen Sie uns: +43 316 464064 oder Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Weitere Artikel zum Thema DSGVO:

Infos zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Ihre neuen TopREAL DSGVO-Features
Überblick über die TopREAL-DSGVO-Features und neues TopREAL Release
So geht's: DSGVO löschen und Datenauszug
So geht's: Die DSGVO auf Besichtigungsscheinen integrieren

Rechtlicher Hinweis: Wir haben diese Informationen nach bestem Wissen und Gewissen zusammengetragen, möchten an dieser Stelle aber höflich darauf hinweisen, dass wir keine Haftung für Richtig- und Vollständigkeit übernehmen können.

So geht's: Mitarbeiter-Foto in Anbot / Schriftverkehr einfügen

Sie möchten Ihren Schriftverkehr aus TopREAL noch persönlicher gestalten? Und gleichzeitig richtig professionell bleiben? Fügen Sie automatisiert das Mitarbeiter-Bild und die Kontaktdaten des jeweiligen Ansprechpartners ein!

Wie das geht? Ganz einfach:

Öffnen Sie unter Ansicht – Vorlagenverwaltung die Word-Vorlage, die Sie anpassen möchten. Unter dem Reiter Add-Ins finden Sie die Felder, die direkt aus TopREAL gefüllt werden können. In diesem Fall empfehlen wir folgende:
+ Name und Kontaktdaten des Objektbearbeiters (Objekt - Objektbearbeiter)
+ Foto des Objektbearbeiters (Bild einfügen – Objektbearbeiter)
oder
+ Name und Kontaktdaten des Interessentenbetreuers (Interessent - Interessentenbetreuer)
+ Foto des Interessentenbetreuers (Bild einfügen – Interessentenbetreuer)

Ab der nächsten Verwendung der Vorlage werden auch die Daten des Objektbearbeiters bzw. des Interessentenbetreuers automatisch aus TopREAL gefüllt und vervollständigen damit Ihr professionelles Angebot.

Bei Fragen ist das TopREAL Service Team gerne für Sie da: +43 316 464 064

Zwei neue Features im TopREAL LiveOffer

Auch im TopREAL LiveOffer, über das Sie Ihre Angebote gemäß der Vorgaben nach VRUG und FAAG verschicken können, gibt es Neuigkeiten:

+ Es ist ab sofort möglich, direkt in TopREAL LiveOffer zwei PDF’s automatisch bei allen Objekten zu hinterlegen, zum Beispiel eine Nebenkostenübersicht und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Diese werden automatisch bei jedem Objekt angezeigt.

+ Die TopREAL LiveOffer Startseite mit der Auswahl laut VRUG steht Ihnen nun auch mehrsprachig zur Verfügung -  je nach Browsersprache wird automatisch die passende Sprache ausgewählt.

Sollten Sie diesen Service nutzen wollen, setzen Sie sich bitte mit unserem TopREAL Support in Verbindung: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder +43 316 464064

Ihre neuen TopREAL DSGVO-Features

Ab 25. Mai 2018 ist es soweit: Ab diesem Zeitpunkt sind die neuen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) in der Fassung des Datenschutz-Anpassungsgesetzes 2018 anzuwenden. Aber was bedeutet das für Sie?

Um welche Daten geht es? Welche Rechte haben Betroffene? Welche Pflichten haben Sie?

Hier finden Sie grundlegende Informationen über die DSGVO.

Wie unterstützt TopREAL Sie?

TopREAL wird Sie mit einem automatisierten DSGVO-Datenauszug unterstützen, der Ihnen per Knopfdruck auflistet, welche Daten z.B. von einem Interessenten in Ihrer TopREAL Datenbank gespeichert sind – d.h. auch in der TopREAL Dokumenten-Verwaltung, wo sich z.B. Ihre verschickten Angebote befinden! Diesen Datenauszug können Sie dann dem Betroffenen aushändigen oder per E-Mail senden.

Zusätzlich werden Sie in TopREAL die Möglichkeit haben, eben jene personenbezogenen Daten auf Verlangen aus Ihrer Datenbank physikalisch zu löschen. Selbstverständlich mit einem entsprechenden Mitarbeiter-Rechtesystem abgesichert.

Die Herkunft der Daten können Sie ja bereits seit langem in TopREAL auf der Adress-Maske vermerken. Entsprechende Vorauswahllisten können individuell erstellt und erweitert werden. Auch wird die Daten-Herkunft auf dem TopREAL DSGVO-Datenauszug aufgelistet sein.

Stichwort Speicherdauer

TopREAL wird Ihnen in diesem Zusammenhang die Möglichkeit bieten, bei jedem Adress-Datensatz die Speicherdauer festzulegen, beim oben genannten DSGVO-Datenauszug anzuführen und als Filtermöglichkeit in der Adress-Liste zur Datenbankbereinigung zu verwenden. Zusätzlich kann das Start-Datum für diese Frist entweder einmalig gesetzt werden oder mit jeder Aktivität automatisch verlängert werden.

Das TopREAL Web-Team unterstützt Sie gerne

Gerne unterstützen wir Sie dabei, die notwendigen Informationen auf Ihrer Website zu implementieren. Darüber hinaus wird TopREAL – auf Wunsch – bei all jenen Anfrage-Formularen, die auf Websites über das TopREAL Standard IOL2 laufen, sowie bei Ihrer TopREAL LiveOffer VRUG-Seite kostenlos eine entsprechende Möglichkeit zur Information sowie zur aktiven Einwilligung durch den User integrieren. Ähnlich wie bei VRUG und FAGG wird TopREAL in diesem Zusammenhang wieder Standard-Texte zur Verfügung stellen, die gerne individuell geändert werden können. Auch könnte hier z.B. die Einwilligung zum Newsletter-Abo gleich zusätzlich integriert werden – Stichwort Zweckbindung der Daten. Sie haben eine individuell programmierte Objektdarstellung auf der Website, die Sie über TopREAL bedienen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne über die technischen Möglichkeiten.

Wie vergrößern Sie die Datensicherheit?

Mit der DSGVO soll die Datensicherheit bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Zukunft noch effektiver gewährleistet werden. Dabei ist unter anderem auch die Passwortsicherung behandelt. Wie Sie sicher wissen, können Sie in TopREAL Ihren Account mit einem Passwort schützen. Ihr TopREAL Administrator kann für Ihr Büro eine Passwort-Mindestlänge festschreiben. Nützen Sie den Passwortschutz, wenn Sie es noch nicht tun!

Sie möchten auch weiterhin TOP informiert werden?

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Weitere Artikel zum Thema DSGVO:

Infos zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Fit für die DSGVO!
Überblick über die TopREAL-DSGVO-Features und neues TopREAL Release
So geht's: DSGVO löschen und Datenauszug
So geht's: Die DSGVO auf Besichtigungsscheinen integrieren

Abschließend möchten wir höflich darauf hinweisen, dass wir unser Angebot betreffend TopREAL nach besten Wissen und Gewissen entsprechend den zur Verfügung stehenden Informationen zur neuen DSGVO durch die WKO sowie ÖVI entwickeln, allerdings keinerlei Garantie oder Haftung übernehmen können. Auch beraten wir Sie gerne hinsichtlich technischer Umsetzungsmöglichkeiten – eine verbindliche rechtliche Auskunft oder Beratung können wir jedoch nicht erteilen. Hier bitten wir Sie, sich an Ihren juristischen Berater zu wenden.

 

So geht's: Automatisch Wunsch generieren aus Anfragen

Sie arbeiten Ihre Anfragen immer noch einzeln manuell ab? Nutzen Sie doch den automatischen Anfrage-Import in Ihr TopREAL und sparen Sie wertvolle Zeit!

+ Anfragen per Mausklick ins TopREAL übernehmen: So geht’s
+ übernommene Anfragen erscheinen in der übersichtlichen Anfrage-Interessentenliste
+ können dort direkt beantwortet werden
+ Angebot als PDF ohne Word oder als personalisiertes Angebot
+ inklusive Aktivitätenspeicherung und Eintrag in der Aufgabenliste (wenn gewünscht)


+ So geht’s: aus der Anfrage automatisch einen Interessenten-Wunsch generieren

Öffnen Sie den Interessenten (aus der Anfrage-Interessentenliste mit dem Auge-Symbol rechts oben). Wechseln Sie auf den Reiter Zuordnungen, markieren Sie das Objekt (unten in der Tabelle), aus dem Sie einen Wunsch erzeugen möchten. Nun wählen Sie in der Maske unter Aktionen für Objekt die letzte Schaltfläche Wunsch generieren. Nun können Sie noch die Kriterien festlegen, nach denen der Wunsch erzeugt werden soll. Wenn Ihnen die Einstellungen passen, reicht ein Druck auf die Enter-Taste!

Bei allen Fragen rund um TopREAL ist das TopREAL Service-Team gerne für Sie da: +43 316 464064

Das TopREAL Service Team - wir sind gerne für Sie da!

 
Mario Kern | TopREAL

Mario Kern

Support
 
Christine Antensteiner | TopREAL

Christine Antensteiner

Verkauf & Marketing
 
Dr. Claudia Friedrich

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Webprojekte & Marketing

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