So geht's: Die DSGVO auf Besichtigungsscheinen integrieren

Oft ist eine Besichtigung der erste persönliche Kontakt zu einem Interessenten – und eine gute Möglichkeit auf Ihre Datenschutzrichtlinien hinzuweisen! Ergänzen Sie ganz einfach Ihren Besichtigungs-Schein um eine entsprechende Text-Passage. Einen Text-Vorschlag haben wir für Sie bereits vorbereitet. Wussten Sie, dass Sie in TopREAL auch Besichtigungs-Scheine – wie Angebote – personalisiert und in Ihrem Corporate Design gestalten können?

So geht’s:

Die in TopREAL integrierten Besichtigungsscheine sind – wie Exposés und Angebote auch – als Word-Vorlagen konzipiert, und damit auf einfache Weise fast ohne Grenzen bearbeit- und personalisierbar. Die Vorlagen finden Sie in der TopREAL Vorlagenverwaltung (F8 oder im Menü Ansicht – Vorlagenverwaltung) unter dem Menüpunkt Besichtigungsschein. Auch hier haben wir einen Standard-Besichtigungsschein für Sie hinterlegt, den Sie kopieren und nach Belieben anpassen können.

Sie haben Interesse?

Wir zeigen Ihnen gerne, wie es geht, und liefern Ihnen auch gleich einen Textvorschlag für die DSGVO kostenlos mit dazu!
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Infos zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Fit für die DSGVO!
Ihre neuen TopREAL DSGVO-Features
Überblick über die TopREAL-DSGVO-Features und neues TopREAL Release
So geht's: DSGVO löschen und Datenauszug

So geht's: Interessenten aus TopREAL löschen

Einer der wesentlichen Punkte der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist das sogenannte „Recht auf Vergessen-Werden“ – was bedeutet, dass Daten nun nicht mehr unbegrenzt gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Dafür gibt es in TopREAL nun die beiden Felder "DSGVO ab" und "Aufbewahrungsdauer", die bei jedem neu erfassten Interessenten automatisch nach Ihren Voreinstellungen gefüllt werden. Eine Liste abgelaufener Datensätze können Sie jederzeit per Klick im TopREAL Dashboard aufrufen.

Und wie löschen Sie die Daten jetzt endgültig, ohne wesentliche Daten zu verlieren, die Sie aufgrund von Rechnungen oder Abschlüssen noch aufbewahren müssen?

So geht’s:

Sie öffnen im Dashboard im Bereich DSGVO die Liste der abgelaufenen Datensätze. Alternativ können Sie eine Adressliste öffnen, die gewünschten Einschränkungen vornehmen (hier sind auch einige neue Auswahlkriterien und Spalten zur DSGVO ergänzt worden!) und die Liste aktualisieren.

Nun können Sie eine oder mehrere Adressen markieren, die Sie löschen möchten. Mit dem kleinen roten x in der Icon-Spalte können Sie die ausgewählten Adressen – wie bisher – auf gelöscht setzen. Neu ist der Punkt DSGVO – Datenlöschung. Hiermit können Sie – abgesichert durch das TopREAL Rechte-System – Adressen endgültig löschen. Dabei wird Ihnen in einer Sicherheitsabfrage genau aufgeschlüsselt, welche Daten gelöscht werden und unter welchen Umständen ein Adress-Datensatz nicht gelöscht werden kann.

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Überblick über die TopREAL-DSGVO-Features und neues TopREAL Release

Das TopREAL DSGVO Update 8.2 steht allen Servicekunden bereits seit einem Monat zur Verfügung, und wir halten bei einem Höchststand an installierten Updates seit Beginn der Firmengeschichte. Die neuen Features wie Datenauszug, Datenlöschung und DSGVO-Ampel wurden von vielen Usern bereits sehnlichst erwartet – oder auch einfach freudig entgegen genommen.

Wem das noch nicht genügend neue DSGVO-Features waren, der kann sich ab sofort die Erweiterung zu den TopREAL DSGVO-Features holen – auch das neueste Release ist für alle Kunden mit TopREAL Servicevertrag selbstverständlich kostenlos!

Was das neue Release zusätzlich bringt:
+ Hinweis im Dashboard, ob abgelaufene Interessenten zu löschen sind
+ Öffnen dieser Liste per Mausklick (lesen Sie hier unseren So-geht's-Artikel zum Thema Datenlöschung nach DSGVO) 
+ Liste der DSGVO-gesperrten Personen direkt im Dashboard aufrufbar
+ Sortiermöglichkeit für Dashboard-Blöcke
+ neue Spalten in der Interessentenliste: Zielgruppe, Empfehlung, Kaufmotiv sowie diverse Spalten zur letzten Aktivität
+ Option, dass an DSGVO-orange Adressen (nach Sicherheitsabfrage) doch ein Anbotsversand möglich ist

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Infos zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Ab 25. Mai 2018 ist es soweit: Ab diesem Zeitpunkt sind die neuen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) in der Fassung des Datenschutz-Anpassungsgesetzes 2018 anzuwenden. Aber was bedeutet das für Sie?

Um welche Daten geht es?

Derzeit sind sowohl natürliche als auch juristische Personen im Schutzbereich des österreichischen Datenschutzgesetzes. Ab 25. Mai 2018 steht hingegen nur mehr der Schutz personenbezogener Daten natürlicher Personen im Fokus. Unter personenbezogenen Daten sind dabei all jene Angaben über Betroffene zusammengefasst, auf deren Grundlage die Identität des Betroffenen bestimmt werden kann oder bestimmbar ist, also z.B. Namen, Adressen, Geburtsdaten, Kontonummern, IP-Adressen etc.

Welche Rechte haben Betroffene? Welche Pflichten haben Sie?

Werden personenbezogene Daten – wie in einem Immobilienbüro tagtäglich üblich - verarbeitet, hat der Betroffene gemäß DSGVO u.a. das Recht auf kostenlose* Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit sowie Einschränkung der Verarbeitung.

Um Anfragen von Betroffenen in diesem Zusammenhang erfüllen zu können, ist es daher notwendig zu wissen, welche konkreten Daten wo gespeichert, wie erhoben und verwendet, sowie insbesondere an wen übermittelt werden/wurden.

Zumal der Betroffene Auskunft über alle ihn betreffenden verarbeiteten Daten, den Zweck der Verarbeitung, die Kategorie der personenbezogenen Daten (z.B. Stammdaten, Kontaktdaten, Rechnungsdaten, …) und über die Herkunft der Daten verlangen kann. Darüber hinaus ist auf Verlangen auch eine Kopie der Daten bereitzustellen.

Stichwort Speicherdauer

Gemäß DSGVO müssen personenbezogene Daten in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Dies erfordert insbesondere, dass die Speicherdauer auf das unbedingt erforderliche Mindestmaß beschränkt bleibt. Darüber hinaus besteht einerseits für jeden Betroffenen das Recht auf Auskunft über die Speicherdauer der Daten sowie andererseits beim Immobilienbüro schon bei der Datenerhebung die Informationspflicht über die Speicherdauer. So ist laut ÖVI z.B. bei einer Anfrage zu einem Objekt, bei der kein Provisionsanspruch aufgrund einer Vermittlung besteht, von einer Aufbewahrungsdauer von drei Jahren auszugehen. Wogegen bei einem provisionspflichtigen Abschluss eine Speicherdauer von sieben Jahren nach Ende des Jahres, in dem der Vertrag erfüllt wurde und Rechnung gelegt wurde, gilt. Die Speicherdauer kann aber auch 22 Jahre betragen – etwa aufgrund des USTG bei Vorsteuerabzug des Vermieters zur Erfüllung einer Nachweisverpflichtung gegenüber den Finanzbehörden. Zu beachten sind hierbei jedenfalls die unterschiedlichen Aufbewahrungspflichten, wie Sie im Rahmen des Rechnungs-, Steuer-, Zoll- und Vertragswesens, vorgeschrieben sind. Eine gesammelte Auflistung bundesgesetzlicher Fristen finden Sie hier.

Welche Informationspflichten bestehen noch?

Laut DSGVO muss jede natürliche Person, also z.B. der Abgeber oder Interessent, bereits beim ersten Kontakt darüber informiert werden, welche konkreten Daten (z.B. Kontaktdaten, Objektdaten) zu welchem Zweck (z.B. Erfüllung des Maklervertrages) und aufgrund welcher Rechtsgrundlage (z.B. Maklervertrag, Vertragsanbahnung) erhoben werden – sowie an welche Empfänger die Daten u.U. weitergegeben (z.B. Vertragserrichter, Finanzinstitute) werden. Auch über die Rechte als Betroffener (z.B. das Auskunftsrecht, das Recht auf Löschung oder Berichtigung etc. siehe oben) sowie das Widerrufsrecht und Beschwerderecht ist zu informieren. Es ist daher gemäß ÖVI empfehlenswert, ein entsprechendes Datenschutz-Informationsblatt sowohl für Auftraggeber als auch für Interessenten offline oder online bereit zu stellen, in dem die notwendigen Informationen gem. Art. 13 DSGVO enthalten sind.

Wie vergrößern Sie die Datensicherheit?

Mit der DSGVO soll die Datensicherheit bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Zukunft noch effektiver gewährleistet werden. Dabei ist unter anderem auch die Passwortsicherung behandelt. Wie Sie sicher wissen, können Sie in TopREAL Ihren Account mit einem Passwort schützen. Ihr TopREAL Administrator kann für Ihr Büro eine Passwort-Mindestlänge festschreiben. Nützen Sie den Passwortschutz, wenn Sie es noch nicht tun!

Wie unterstützt TopREAL Sie?

Hier lesen Sie, wie TopREAL Sie fit für die DSGVO macht!

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Abschließend möchten wir höflich darauf hinweisen, dass wir unser Angebot betreffend TopREAL nach besten Wissen und Gewissen entsprechend den zur Verfügung stehenden Informationen zur neuen DSGVO durch die WKO sowie ÖVI entwickeln, allerdings keinerlei Garantie oder Haftung übernehmen können. Auch beraten wir Sie gerne hinsichtlich technischer Umsetzungsmöglichkeiten – eine verbindliche rechtliche Auskunft oder Beratung können wir jedoch nicht erteilen. Hier bitten wir Sie, sich an Ihren juristischen Berater zu wenden.

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Welche Vorlage für welches Objekt? Ihre Vor-Einstellungen für Angebote

In der Vorlagenverwaltung können Sie nicht nur bei jeder Word-Vorlage auswählen, ob sie mit oder ohne Bezeichner verwendet werden soll – Sie können auch einen Standard für jede Objektgruppe definieren. Außerdem können Sie bei speziellen Objekten, für die Sie eine besondere Word-Vorlage erstellt haben, diese als Standard festlegen.

So geht’s:

+ Menü Ansicht / Vorlagenverwaltung, Anbot/Schriftverkehr, Hier können Sie jede ausgewählte Word-Vorlage als Standard für Objektgruppe festlegen (Standard für die Anbotserstellung einer bestimmten Objektgruppe oder einer bestimmten Objektgruppe bei Kaufobjekten oder eine bestimmten Objektgruppe bei Mietobjekten). Nur eine Vorlage je Objektgruppe oder Objektruppe+Kauf oder Objektgruppe+Miete kann die jeweilige Standardvorlage sein.

+ Direkt auf der jeweiligen Objektmaske kann über das graue Word-Vorlagen-Symbol im Shortcut-Bereich rechts oben die Standard-Word-Vorlage für dieses Objekt festgelegt werden. Diese ist dann bei der Durchführung von Anbot/Schriftverkehr für dieses Objekt automatisch vorausgewählt. Diese beim Objekt definierte Vorlage hat immer Vorrang vor einer für eine Objektgruppe ausgewählten Vorlage.

Bei Fragen ist das TopREAL Service Team gerne für Sie da: +43 316 464064

Impressumspflicht in geschäftlichen E-Mails

Die meisten von uns kennen die Vorschriften für das Impressum einer Website, aber wissen Sie, dass ein ähnliches Impressum auch für alle Geschäftsbriefe, zu denen auch geschäftliche E-Mails zählen, verpflichtend vorgeschrieben ist?

Hier ein kurzer Überblick über die notwendigen Angaben:
+ Name bzw. Firma laut Firmenbuch
+ Rechtsform
+ Sitz laut Firmenbuch
+ Firmenbuchnummer
+ Firmenbuchgericht

In Bezug auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) empfehlen wir, auf die Datenschutzerklärung auf Ihrer Website (per Link) hinzuweisen.

Wenn Sie den Versand von Immobilienangeboten als Newsletter ansehen, sollten Sie auch noch die volle Postadresse angeben, und die Möglichkeit bieten, sich von diesem Service abzumelden. Hierzu reicht die Angabe einer E-Mail-Adresse, wohin die Abmeldung geschickt werden kann.

Weiterführende Informationen finden Sie auf der Seite der Wirtschaftskammer:
www.wko.at

Rechtlicher Hinweis: Wir haben diese Informationen nach bestem Wissen und Gewissen zusammengetragen, möchten an dieser Stelle aber höflich darauf hinweisen, dass wir keine Haftung für Richtig- und Vollständigkeit übernehmen können.

Wir sind gerne für Sie da:

Mario Kern | TopREAL

Mario Kern

Support
+43 316 464064
office@topreal.at
 
Christine Antensteiner | TopREAL

Christine Antensteiner

Verkauf & Marketing
+43 316 464064-25
ca@topreal.at
 
Dr. Claudia Friedrich

Dr. Claudia Friedrich

Webprojekte & Marketing
+43 316 464064-29
cf@topreal.at
 
DI Werner Antensteiner

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Leitung Programmentwicklung & Technischer Support
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Geschäftsführer
+43 316 464064
hd@topreal.at

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