Raus aus dem Datendschungel - so pflegen Sie Ihre Objekte richtig

Warum falsche Statusarten Ihre Datenbank schnell verwildern lassen – Was Ihren Statistiken damit blüht – Und wie Sie sich in 4 Schritten zum richtigen Abschluss klicken, erfahren Sie hier!

Was sind Statusarten?

Jedes Objekt ist in TopREAL durch seinen Status beschrieben – angezeigt durch das große Symbol (plus Beschriftung) links oben auf der Objektmaske auf Seite 1 und Seite 2. Wichtig: Der Status eines Objekts lässt sich nicht direkt eingeben – er ergibt sich vielmehr aus entsprechenden Aktionen der Objekt-BearbeiterInnen und bildet damit den Prozess der Vermittlung transparent ab.

Welche Statusarten gibt es?

1. Aktuell
2. Reserviert
3. In Verkauf
4. Archiviert
5. Gelöscht
6. Nicht aktuell

Warum gibt es Statusarten?

1. Sie schaffen Transparenz: Statusarten bilden den Prozess der Verwertung mit informativen Symbolen ab und unterstützen TopREAL UserInnen mit praktischen Teilautomatisierungen. Wird konsistent mit Statusarten gearbeitet, ist bei jedem Objekt sofort ersichtlich in welchem Abschnitt des Verwertungsprozesses es sich gerade befindet UND worauf u.U. Rücksicht zu nehmen ist.

2. Sie reduzieren Fehler: Wurde ein Objekt z.B. nicht korrekt reserviert, scheint es in den Zuordnungen und Objektlisten wie ein ganz „normales“ aktuelles Objekt auf, das es zu vermitteln gilt. Dasselbe gilt für Objekte, für die nur mehr der Notar-Termin fehlt – sollen diese Objekte tatsächlich noch anderen Interessenten angeboten werden? Sind die Statusarten richtig gesetzt, lassen sich Listen entsprechend Filtern, und Ihr TopREAL meldet sich automatisch mit verschiedenen Warnhinweisen.

3. Sie produzieren Messwerte: Richtig gesetzte Statusarten lassen insbesondere über das Managementmodul interessante Auswertungen - wie Abschluss-, Verweildauer- und Verwertungsstatistiken – zu. Werden Objekte nach dem Abschluss einfach gelöscht, fallen sie in der Abschlussstatistik durch.

4. Sie machen TopREAL schneller: All Ihre Objekte sind in TopREAL in zwei verschiedenen Datenbanken gespeichert. Objekte mit Status Aktuell, Reserviert oder In Verkauf sind automatisch in der aktuellen Datenbank gespeichert. Objekte, die Nicht aktuell, Gelöscht oder Archiviert sind, befinden sich in der Archiv-Datenbank. So können Zugriffe auf Objekte, die ständig verwendet werden, möglichst schnell erfolgen!

In 4 Schritten zum richtigen Abschluss

1. AKTUELL: bereit zur Vermittlung

Standardmäßig ist jedes Objekt beim Anlegen auf aktuell gesetzt. Das heißt für Sie, es ist für Interessenten vermittelbar, darf inseriert und angeboten werden.

2. Für einen Interessenten RESERVIERT

Ist ein Objekt reserviert, kann ein Abschluss ausschließlich mit dem betreffenden Interessenten erfolgen - zumindest bis die Reservierung wieder aufgehoben wird. ABER: Reservierte Objekte könnten noch immer anderen InteressentInnen angeboten werden.

So geht’s: Wählen Sie bitte in Ihrem TopREAL auf der Zuordnungsseite des Objekts den gewünschten Kunden und dann rechts oben den Button „Reservieren“. In der folgenden Dialogbox können Sie das Ablaufdatum für die Reservierung samt Erinnerung in Ihrer Aufgabenliste eintragen.

Unser Support-TIPP: Lassen Sie Reservierungen in den Zuordnungen farblich kennzeichnen!

3. Der Abschluss winkt – Das Objekt ist IN VERKAUF

Ist die Zusage bereits erfolgt, aber der Notariatstermin noch ausständig, so lassen Sie das Objekt bis dahin am besten „in Verkauf“. So warnt TopREAL z.B. vor weiteren Reservierungen oder gar einem Abschluss mit einem anderen Kunden.

So geht’s: Wählen Sie bitte in Ihrem TopREAL auf der Zuordnungsseite des Objekts den gewünschten Kunden und dann rechts oben den Button „Objekt abschließen“. In der folgenden Dialogbox können Sie den Notariatstermin samt Erinnerung in Ihrer Aufgabenliste und Ihrem Terminplaner eintragen.

Unser Support-TIPP: Blenden Sie Objekte In Verkauf in den Zuordnungen je nach Bedarf ein oder aus.

4. Abschluss erfolgt – Das Objekt wird archiviert

So geht’s: Der Notariatstermin war erfolgreich – dann bestätigen Sie den Termin in Ihrem TopREAL bitte einfach im Menü über „Tätigkeiten“ – „Aktivitäten durchführen“ – „Notariatstermin bestätigen“. TopREAL trägt für Sie die Aktivitäten Vertragsabschluss und Notariatstermin gleich ein und archiviert sowohl das Objekt als auch den Interessenten-Wunsch. Auch verknüpfte offene Aufgaben können auf Wunsch automatisiert gelöscht werden. Es öffnen sich Dialogboxen zur Provisionsberechnung und Verwertung.

Unser Support-TIPP: Wird das Objekt wieder aktuell (z.B. bei Mietobjekten), dann „aktivieren“ Sie es einfach über „Tätigkeiten“ – „Aktivitäten durchführen“ – „Neuerfassung“. Ihr Vorteil: Die Historie bisheriger Aktivitäten bleibt gespeichert.

Gewusst?

In TopREAL werden Objekte NIE komplett gelöscht. So können Sie auch in späterer Zukunft immer wieder auf Ihre Daten zugreifen, falls diese wieder aktuell werden. Selbst wenn Sie den Status gelöscht gesetzt haben!

Praktisch

Alle Infos rund um die TopREAL Statusarten finden Sie in Ihrem TopREAL direkt unter dem Fragezeichen im Menü.

Support

Sie möchten die TopREAL Statusarten lieber mit einem unserer Support-Mitarbeiter durchgehen? Wir zeigen Ihnen alles gerne über TeamViewer: +43 316 464 064Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

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